問(wèn)：客人到達(dá)時(shí)，活動(dòng)會(huì)議場(chǎng)地的周邊一帶環(huán)境怎么樣？
      答：首先活動(dòng)策劃人員需要先設(shè)想一下活動(dòng)會(huì)場(chǎng)會(huì)為客人帶來(lái)什么樣的第一印象。他們會(huì)有什么樣的所見(jiàn)所聞以及所感？如果要安排乘船夜游的時(shí)候，不能只看船的外表，這固然十分重要，但是也要注意碼頭周圍的環(huán)境。通往旅游船的路是不是通暢？道路上是否有滿地的貨物或別的路障？是否存在還沒(méi)清理的垃圾？是否有頂篷？這些需要考慮的問(wèn)題同樣也適用于全球任何地方的任何場(chǎng)所，不論是活動(dòng)會(huì)場(chǎng)還是度假酒店。一家全新的美輪美奐的度假酒店開(kāi)張營(yíng)業(yè)，酒店所處的區(qū)域?yàn)榱舜蛟炀方侄饸Я似婆f廢棄的樓房。然而精品打造是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，期間酒店經(jīng)常受到流浪者的滋擾，他們給泳池沙灘區(qū)設(shè)置了大門，并提高了安保設(shè)施，然而這些今外地客人對(duì)安全問(wèn)題更加感到擔(dān)心。
      活動(dòng)策劃人員還需要謹(jǐn)記在去查看的船只不一定停泊在它通常起航的碼頭。核實(shí)它要起航的碼頭，并查看其周圍環(huán)境的情況。安排備選的接站地點(diǎn)時(shí)，（轉(zhuǎn)移船只的費(fèi)用需要計(jì)入預(yù)算）也要進(jìn)行這些核查工作。在游船活動(dòng)的前一日去查看碼頭，并安排清理雜物。了解需要遵守的限制規(guī)定，并為可能出現(xiàn)的惡劣天氣做好防備措施。

問(wèn)：到達(dá)活動(dòng)會(huì)場(chǎng)采用何種方式？是不是有一些與眾不同的出席方式？
      答：有的時(shí)候?yàn)榛顒?dòng)營(yíng)造氣氛的不僅僅是會(huì)場(chǎng)入口的布置，還有到達(dá)目的地的方式。要是要去沿海地區(qū)岸的酒店餐廳，那麼就會(huì)有兩類線路供大家進(jìn)行挑選。快捷路線是取道島中心去酒店，而觀光路線是取道東海岸。沿著海岸線的觀光路線雖然繞遠(yuǎn)，但是沿途可以欣賞到加勒比藍(lán)色海水的秀美景色。路線的選擇取決于航班抵達(dá)的時(shí)間，如果航班是晚上抵達(dá)，海洋的美景已經(jīng)無(wú)法欣賞，那就選擇快捷路線去往酒店，而在送機(jī)時(shí)再選擇觀光路線，以便讓客人在臨別前最后看一眼海島如詩(shī)如畫(huà)的景色。如果航班是早晨抵達(dá)，則選擇的路線和前面的情況剛好相反。如果客戶都不趕時(shí)間，來(lái)回都可以選擇觀光路線。
      問(wèn)：活動(dòng)會(huì)場(chǎng)是否方便下車？
      答：活動(dòng)策劃人員在對(duì)活動(dòng)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察時(shí)，要了解客人與供應(yīng)商進(jìn)入會(huì)場(chǎng)所走大門的情況。不論是供應(yīng)商卸貨、參加活動(dòng)的客人讓同伴在前門下車，還是客人帶著行李從巴士或豪華車上下來(lái)，下車的便利性都是十分重要的。確保進(jìn)入活動(dòng)會(huì)場(chǎng)要方便，并且可以滿足所有特殊要求。要是天氣不好，客人帶來(lái)的同伴需要在正門下車，而此時(shí)又正值交通高峰期，那麼在開(kāi)車門時(shí)要分外的小心，可以考慮請(qǐng)人來(lái)指揮交通。