有經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)都知道，百人活動(dòng)如果籌備期低于2周就很難辦起來(lái)，因此本文這場(chǎng)活動(dòng)在一開(kāi)始安排了約1個(gè)月的準(zhǔn)備期。但是計(jì)劃趕不上變化也是做活動(dòng)的常態(tài)，當(dāng)?shù)弥顒?dòng)要提前，我們估算了一下時(shí)間還剩17天可以用，就硬著頭皮上了。

本次活動(dòng)是公司舉辦的品牌答謝宴會(huì)，邀請(qǐng)了約100位互聯(lián)網(wǎng)圈的合作伙伴，在計(jì)劃、執(zhí)行期間遇到很多挑戰(zhàn)，在此復(fù)盤(pán)并為其他小伙伴排雷。

本文3000字。

一、    活動(dòng)策劃期

活動(dòng)運(yùn)營(yíng)不打無(wú)準(zhǔn)備的仗，在活動(dòng)籌備的前期，可以先遵循黃金圈法則來(lái)做一個(gè)基礎(chǔ)的規(guī)劃。

1、首先要明確活動(dòng)目標(biāo)和活動(dòng)的定位，明確活動(dòng)針對(duì)的群體。

本次活動(dòng)為公司品牌活動(dòng)，“感恩”與“展望”為重要關(guān)鍵詞，由此活動(dòng)圍繞“大客戶答謝”這一主要目的展開(kāi)，著重加強(qiáng)與各大合作方之間的溝通交流，展現(xiàn)公司實(shí)力和展示品牌形象。

排雷：涉及到對(duì)外品牌形象展示的活動(dòng)，在前期要注意多和上層領(lǐng)導(dǎo)做溝通交流。一方面，是要對(duì)自己所能掌握的底牌信息（活動(dòng)預(yù)算、公司能給到的資源支持等）有所了解，另一方面是要盡快明確對(duì)方的訴求和想法，并根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)做出相應(yīng)的判斷——在雙方都能接受的情況下，可以盡量滿足對(duì)方的需求。如若對(duì)方的期望和實(shí)際落地執(zhí)行之間存在偏差，就要提前將可能產(chǎn)生的后果告知對(duì)方，再根據(jù)對(duì)方可承受的程度進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

要記住，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)首先要對(duì)自己的活動(dòng)結(jié)果負(fù)責(zé)，要敢于推進(jìn)和決策，切忌任何優(yōu)柔寡斷。

2、梳理活動(dòng)的整體思路，確定每一環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的執(zhí)行排期。

（本次活動(dòng)的甘特圖）

在明確活動(dòng)目的以后，就要對(duì)活動(dòng)有個(gè)整體的規(guī)劃。就本次活動(dòng)而言，我先確定了活動(dòng)形式——酒會(huì)。氣氛輕松且偏高端商務(wù)，比較適合招待我們互聯(lián)網(wǎng)圈的大客戶。后確定活動(dòng)主題、內(nèi)容、流程、主視覺(jué)調(diào)性和邀請(qǐng)方式等。

往泛了說(shuō)，一場(chǎng)答謝酒會(huì)的前期籌備無(wú)非涉及到方案、場(chǎng)地、搭建、人員和物料這幾個(gè)大項(xiàng)，但由于活動(dòng)本身范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，就決定了需要活動(dòng)負(fù)責(zé)人員從一開(kāi)始就對(duì)具體執(zhí)行方案有一個(gè)全面深入的思考。一旦缺乏對(duì)策劃步驟和時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)的清晰認(rèn)知和掌控，活動(dòng)負(fù)責(zé)人員就很容易陷入混亂和被動(dòng)。

排雷：在給自己排具體的活動(dòng)推進(jìn)表的時(shí)候，要盡量把所有計(jì)劃提前，將最后一周的時(shí)間預(yù)留出來(lái)。在本次活動(dòng)的前期策劃期，我就面臨活動(dòng)籌備時(shí)間忽然被大幅縮減的意外情況。如果沒(méi)有給自己預(yù)留時(shí)間，沒(méi)有提前做好Plan B，在活動(dòng)的籌備期就會(huì)相當(dāng)手忙腳亂。

二、活動(dòng)籌備期

這個(gè)階段主要是將每一個(gè)策劃步驟落實(shí)到細(xì)處并付諸行動(dòng)。

1、活動(dòng)場(chǎng)地的選擇將直接影響活動(dòng)的風(fēng)格、規(guī)模和現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)體驗(yàn)等

要辦活動(dòng)，場(chǎng)地先行，對(duì)于一場(chǎng)活動(dòng)來(lái)說(shuō)，場(chǎng)地從來(lái)都是重中之重。在本次活動(dòng)中，我花了相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間在場(chǎng)地確認(rèn)上。除了要在預(yù)算可控的范圍內(nèi)盡量貼近活動(dòng)主題，還要對(duì)周邊環(huán)境、交通便利程度和內(nèi)部可搭建區(qū)域等等有一定的考量。

哪些渠道可以找場(chǎng)地呢？為了讓活動(dòng)盡可能可控，我個(gè)人比較偏向通過(guò)熟人介紹和自己搜集這兩種方式，但是會(huì)小二、酒店哥哥這類(lèi)第三方平臺(tái)也是可以參考的。如果你手里的預(yù)算寬裕，可以考慮直接和會(huì)議公司進(jìn)行合作，他們一般手里會(huì)有大量場(chǎng)地方，能幫你在籌備和執(zhí)行過(guò)程中節(jié)省很多溝通成本。

排雷：場(chǎng)地這塊除了要看基礎(chǔ)硬件設(shè)施，還要注意下餐飲和其他手續(xù)的辦理。酒店還好，餐飲都是現(xiàn)成的，但是某些不具備宴請(qǐng)功能的場(chǎng)地例如文化藝術(shù)中心等，在確認(rèn)場(chǎng)地的時(shí)候要盡量問(wèn)清楚酒水茶歇怎么算，另外，要確認(rèn)好場(chǎng)地內(nèi)是否允許擺放引導(dǎo)物料，搭建方入場(chǎng)搭建及撤離的時(shí)間是否有特殊限制，搭建方停車(chē)或者入場(chǎng)需要辦理哪些手續(xù)……有些場(chǎng)地方會(huì)存在一些特殊規(guī)定，盡早在簽訂合同前問(wèn)清楚，后續(xù)出現(xiàn)問(wèn)題的幾率也就越低。

2、在定制物料和供應(yīng)商的選擇上，生活經(jīng)驗(yàn)十分重要

我在伴手禮籌備這塊栽了個(gè)大跟斗。

初期的設(shè)想是以“關(guān)愛(ài)你的精神、你的生活、你的精神生活”為主要slogan來(lái)定制書(shū)型盒，并在書(shū)型盒內(nèi)放置定制咖啡、3D餅干、手工皂和一本書(shū)籍。結(jié)果在找供應(yīng)商溝通的時(shí)候處處碰壁，最后在活動(dòng)前一周把計(jì)劃推翻重做，在活動(dòng)前一天才全部落實(shí)制作到位。

我總結(jié)原因有以下兩點(diǎn)：一是心理預(yù)期太高，二就是生活經(jīng)驗(yàn)不足。在籌備的前期，了解從定制到出貨的各道工序?qū)γ總€(gè)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)人員來(lái)說(shuō)相當(dāng)有必要。

我建議在做伴手禮構(gòu)思的時(shí)候做兩套方案。第一套方案可以發(fā)揮想象，可以做完全自主設(shè)計(jì)。第二套方案則簡(jiǎn)單實(shí)用，重可執(zhí)行性。這樣拿著2套方案去找供應(yīng)商，在出現(xiàn)現(xiàn)實(shí)落差的時(shí)候可以及時(shí)調(diào)整方案策略，以保證制作工期可控。

排雷：可以通過(guò)1688采購(gòu)網(wǎng)和萬(wàn)能淘寶來(lái)篩選供應(yīng)商。但在此之前，要明確定制物料的份數(shù)以及需要用到的材質(zhì)、檔次。如果份數(shù)在100左右，不建議定制（除非你有非常充裕的時(shí)間，或者是有私交特別好的供應(yīng)商），一是綜合性價(jià)比不高，二是很少會(huì)有供應(yīng)商愿意接活（某些定制需求往往意味著要單獨(dú)開(kāi)模）。此外，需要算好物料從籌備到定制出貨的工期，盡量預(yù)留3-4天的時(shí)間，以防出現(xiàn)樣品質(zhì)量不好，要全部返工的現(xiàn)象（畢竟供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊）。

3、多部門(mén)溝通協(xié)作，需要進(jìn)退有度

本次活動(dòng)還涉及到公司內(nèi)部各部門(mén)間的溝通協(xié)作——xx部門(mén)需要負(fù)責(zé)當(dāng)天的活動(dòng)執(zhí)行，xx部門(mén)需要負(fù)責(zé)當(dāng)天的客戶接待，xx部需要負(fù)責(zé)線上線下物料設(shè)計(jì)……除此之外，還需要各老大配合列出需要邀請(qǐng)出席的大客戶名單。

其中有以下幾點(diǎn)需要格外注意：

①    需要多部門(mén)配合你工作的時(shí)候，直接找擁有話語(yǔ)權(quán)的各部門(mén)老大（或各老大的助理）溝通，并以郵件的形式確認(rèn)，再由他們傳達(dá)分配到人頭；

②    在與各部門(mén)老大對(duì)接的時(shí)候要明確表達(dá)你的訴求，以及需要對(duì)方給到回饋的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并請(qǐng)務(wù)必告知對(duì)方一旦拖延將造成怎樣的后果；

③    以上2點(diǎn)，請(qǐng)直接把大家拉到會(huì)議室開(kāi)會(huì)說(shuō)明，方便信息同步的同時(shí)，也利于互相監(jiān)督，不要以為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的溝通就夠了。

排雷：每個(gè)人都很忙，都有自己的事情要處理，你交代的事情很可能會(huì)忘記、拖延、僅部分完成，不要指望別人會(huì)自覺(jué)、主動(dòng)地做好你認(rèn)為他應(yīng)該做好的事。提前把對(duì)方所需要知道的信息都整理好傳達(dá)好，為對(duì)方多想一步，也是在為自己減少麻煩。所有需要對(duì)方配合的事都以正式的方式溝通到位，本次活動(dòng)是走郵件并抄送所有人，并確定對(duì)方看到（收到不代表看到），同時(shí)要求對(duì)方回復(fù)郵件。

在活動(dòng)開(kāi)始前一定要開(kāi)動(dòng)員會(huì)，向所有工作人員再次強(qiáng)調(diào)下各自職責(zé)分工和所有注意事項(xiàng)。除了場(chǎng)地內(nèi)部平面圖及搭建區(qū)域等場(chǎng)地信息要分發(fā)下去之外，各自的站位和著裝都要一一傳達(dá)清楚。

三、活動(dòng)執(zhí)行期

當(dāng)天客戶答謝酒會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)接待其實(shí)就一個(gè)關(guān)鍵詞——細(xì)致。不管是客戶接待還是現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要預(yù)想到3個(gè)方面：是否安全、是否準(zhǔn)備充分和是否體貼。

1、    會(huì)前有沒(méi)有向工作組及嘉賓多次通知時(shí)間、地點(diǎn)及天氣、交通；
2、    通往活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的途中有沒(méi)有專(zhuān)人或指示牌進(jìn)行引導(dǎo)；
3、    提前入場(chǎng)的人有沒(méi)有對(duì)應(yīng)的商務(wù)進(jìn)行接待；
4、    假如嘉賓提前到達(dá)，有沒(méi)有可供休息的地方；
5、    是否有茶水招待
6、    ……

除此之外，還要考慮到全場(chǎng)的安保，要專(zhuān)門(mén)留幾位工作人員進(jìn)行場(chǎng)控，要提前在門(mén)口安排專(zhuān)人給提前離場(chǎng)的人贈(zèng)送伴手禮……每一個(gè)小細(xì)節(jié)都能看出活動(dòng)主辦方的處事態(tài)度，也將會(huì)直接影響到品牌口碑和后續(xù)的合作。

（本次活動(dòng)的總價(jià)表）

本場(chǎng)百人活動(dòng)雖然只有17天籌備，但是整場(chǎng)活動(dòng)沒(méi)有出現(xiàn)大的漏洞，基本上各個(gè)環(huán)節(jié)都保障到位?；顒?dòng)運(yùn)營(yíng)對(duì)于自己舉辦的每場(chǎng)活動(dòng)都能挑出很多問(wèn)題，永遠(yuǎn)也不滿足，這就需要不斷反思、總結(jié)，并在下一次爭(zhēng)取做到更好。一個(gè)好的線下活動(dòng)運(yùn)營(yíng)一定是具備強(qiáng)執(zhí)行力、強(qiáng)溝通力和強(qiáng)烈的利他精神的人。在成長(zhǎng)為這樣的人之前，一定要學(xué)會(huì)多想、敢做。

大家在做活動(dòng)策劃方案的過(guò)程中，都會(huì)用到一些活動(dòng)運(yùn)營(yíng)工具，比如投票工具、抽獎(jiǎng)工具等，我們紅星成都活動(dòng)公司(www.fixmypst.com/)提供了大量的投票模板和抽獎(jiǎng)模板，針對(duì)每一種應(yīng)用場(chǎng)景都有相應(yīng)的解決方案，歡迎大家免費(fèi)使用！