會議方案

　　1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

　　2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現(xiàn)什么目標?”或者換個角度問：“要是不開行不行?”“什么時候結束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

　　3.會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準確、專業(yè)。

　　4.在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調(diào)會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

　　5.每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

　　6.總負責人的最重要職責是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務完成進度。對會務工作每一環(huán)節(jié)、細節(jié)做到心中有數(shù)，對會務工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時檢查?？傌撠熑藨撌钦莆諘h細節(jié)最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據(jù)各項信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

　　7.總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

　　8.差錯舉例

　　會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯(lián)絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

　　時間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

　　任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

　　會議工作人員接受任務，執(zhí)行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險象環(huán)生”。

　　評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據(jù)會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

　　會議材料

　　1.裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

　　2.針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點關注：標題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

　　3.會議須知：

　　會議時間、地點、會議室(標明具體路線)。

　　就餐時間、地點。

　　會務組聯(lián)絡辦法、**、醫(yī)療。

　　會議紀律。

　　當?shù)貧夂颉⒔煌案浇糜尉包c介紹。

　　“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

　　最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

　　4.差錯舉例：

　　會議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質(zhì)性需求。

　　匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

　　與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

　　評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發(fā)言都事先需要反復溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準備。

　　會議接待

　　1.邀請函在會議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負責人。每發(fā)一份邀請函都應同時以電話確認。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認并匯報總負責人，總負責人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡。

　　2.對邀請函確認要分多次跟蹤(至少三次)、反復提示：

　　邀請函發(fā)出后立即確認是否收到;

　　會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排;

　　會議前三天確認航班;

　　重要嘉賓及發(fā)言人在會議前一天再次確認何時到達，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排;

　　在會議正式開始前半天，確認主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發(fā)言準確時間，有專人接應、引導。

　　3.掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應有2個熱菜先上到桌上并蓋好(如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改)?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

　　4.每一次會議開始前，要給賓館一個詳細的接待需求清單與對口聯(lián)絡人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細說明，常規(guī)性事項也應重復提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

　　5.差錯舉例：

　　在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容。

　　事先沒有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復。

　　演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排(應事先向發(fā)言人交待發(fā)言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發(fā)言時間提示牌)。

　　與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認。

　　與接機人員銜接或交待不清楚接待要素(時間、航班號、人數(shù))，導致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。

　　評述：對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認?一是表示主辦單位的尊重和誠意;二是在反復聯(lián)絡溝通過程中引起重視，充分準備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內(nèi)容及時進行適當修正。

　　會議現(xiàn)場

　　1.按與會人數(shù)準備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

　　2.會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細檢查一遍，仔細核對與會者姓名是否有錯，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補救。

　　3.會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴謹?shù)臍鈩荨?/p>

　　4.會場門口簽到處設立會議標志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結束時間。

　　5.投影設備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設備(指大型國際研討會)擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

　　6.會場音樂安排：

　　選擇與會議主題和會議議程相適應的會議音樂，提前選擇并請總負責人審聽。

　　與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

　　7.電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當天提前一小時再次進行預演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

　　8.麥克風。根據(jù)會議需求情況進行調(diào)查，是否安裝固定麥克風、別針式麥克風、無線麥克風等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風，在會議開始前都應該有專人負責檢查會場內(nèi)麥克風是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

　　9.當會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應有兩個服務員分開在兩邊傳遞麥克風，掃視全場。麥克風放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發(fā)言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

　　10.在會議演講臺旁可根據(jù)需要準備白板、白板筆、激光筆，并需**一遍，以確認是否能用。

　　11.燈光：在需要使用視聽設備時，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調(diào)整燈光有所準備。

　　12.空調(diào)溫度控制：注意場內(nèi)溫度的變化，及時調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調(diào)得較低，隨著與會者增多，會場內(nèi)溫度會自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設定一個合適的溫

　　度。避免過冷或過熱。

　　13.開會前，會務組提前一小時到會場，對賓館會務各個環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

　　14.差錯舉例：

　　在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

　　播放powerpoint時，沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。

　　會前播放的音樂與會議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

　　沒有仔細檢查麥克風，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

　　沒有預留座位余量(通常20%)，在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。

　　在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

　　評述：電腦、麥克風、投影這三項工具如在會議進行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴謹往往在這些細處得到體現(xiàn)。

　　會議主持

　　1.了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單**和概述。

　　2.駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發(fā)言選題之間銜接關系，可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時，靈活應對。

　　3.會議總負責人需做好細致的“幕后”策劃、設計和組織工作。應備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當面說明會議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。

　　4.會議總負責人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關的情況，如每個發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現(xiàn)的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

　　5.上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調(diào)一遍，以提醒與會者再次確認會議安排，準時到會(多一點說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴謹整齊)。

　　評述：會議主持人是會議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發(fā)言人的評述都很有學問可講。

　　小型工作會議

　　1.根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

　　2.每份資料的標題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

　　3.重要領導的發(fā)言和復雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

　　4.會議主席應明確會議議程，寫下每個項目準備達到的目標、需要決定的討論要點，確定參會人員和準備會議過程中需提問的問題。

　　5.會議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

　　6.在會議前半天應電話再通知、提示一次。對需要準備材料者應提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

　　7.會議結束前，主持人總結要點，明確每項任務的責任人、執(zhí)行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

　　8.每次會議都要做筆錄，重要會議應不晚于第3天即形成紀要發(fā)給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀要逐項對照檢查執(zhí)行情況。

　　9.業(yè)務協(xié)調(diào)會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領導協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協(xié)助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時間，避免一個人發(fā)言說個不?；蛘吲c主題無關。

　　如何找錯

　　隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結都可暢所欲言，將任何細微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例!匯總發(fā)給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標準化的會議工作手冊。

　　當把“找錯”作為一種工作習慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。