為了找到適合的活動(dòng)地點(diǎn)，盡量把活動(dòng)策劃的一切內(nèi)容做到完美無(wú)瑕，花費(fèi)時(shí)間和精力都是值得的。如果要準(zhǔn)備舉辦戶外的活動(dòng)，就要知道日落的時(shí)間，以適當(dāng)配合雞尾酒會(huì)的時(shí)間。這樣一來(lái)不需要花費(fèi)額外費(fèi)用就可以欣賞到壯觀的日落景觀。不要忘記了解一下天氣情況，你總不想正值雨季的時(shí)候進(jìn)行戶外活動(dòng)吧？每個(gè)季節(jié)都有自己的天氣特點(diǎn)，在確定活動(dòng)場(chǎng)所和預(yù)算時(shí)，要把這些因素考慮進(jìn)來(lái)。即使我們無(wú)法預(yù)測(cè)天氣，也可以先做或準(zhǔn)備工作?？腿说氖孢m程度和第一印象始終是至關(guān)重要的。
     如果在國(guó)外舉辦會(huì)議的話，選擇在淡季最合適不過(guò)了。在你預(yù)訂場(chǎng)所前，要考慮到天氣狀況會(huì)給會(huì)議造成的影響。在你最終作決定之前，與當(dāng)?shù)氐穆糜尾块T(mén)取得聯(lián)系，弄清楚當(dāng)?shù)匾郧暗奶鞖馇闆r，像氣溫、降水和濕度等。要掌握官方的天氣數(shù)據(jù)，因?yàn)閿?shù)據(jù)是可以得到的，而不要僅僅接受口頭報(bào)告。盡管在你舉辦活動(dòng)的同期，當(dāng)?shù)貨](méi)有下雨或下雪的記錄，但是也要為戶外活動(dòng)做好天氣方面的準(zhǔn)備，因?yàn)榧幽么蟮陌喾虻貐^(qū)就曾在6月份下過(guò)雪。
     隨著全球的氣候變暖，天氣狀況也隨之改變，再也不能像從前那樣可以很準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)天氣了。一些極端惡劣的天氣出現(xiàn)得更加頻繁，我們也曾目睹過(guò)當(dāng)天有不測(cè)時(shí)，那些沒(méi)有很好準(zhǔn)備的城市發(fā)生過(guò)什么。一定要熟悉活動(dòng)會(huì)場(chǎng)的安全措施以及取消活動(dòng)的條款。仔細(xì)審查合同中的解約條款。確?？蛻羟宄私?，因不可預(yù)測(cè)的因素，如天氣或“非典”等地區(qū)性傳染病而臨時(shí)取消活動(dòng)所應(yīng)承擔(dān)的全部費(fèi)用。對(duì)活動(dòng)策劃人員而言，最重要的不僅是認(rèn)識(shí)到違約金問(wèn)題，而且要能夠預(yù)見(jiàn)到突發(fā)事件給客戶帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。策劃人必須準(zhǔn)備一份完整的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估計(jì)劃，其中要有做出恰當(dāng)決策的計(jì)劃和向客戶提供的違約保險(xiǎn)措施。

     舉辦戶外活動(dòng)，一定要選個(gè)好天氣。如果在活動(dòng)當(dāng)天（或者稍早一點(diǎn)，這取決于活動(dòng)會(huì)場(chǎng)布置的需求）天氣看上去不妙的話，要與客戶商量好，何時(shí)對(duì)活動(dòng)地點(diǎn)進(jìn)行最終確認(rèn)。對(duì)于有些活動(dòng)舉辦地來(lái)說(shuō)，高溫并不是問(wèn)題。像在拉斯維加斯，溫度可以飆升到100華氏度以上，但這絲毫不影響活動(dòng)的進(jìn)行。帶空調(diào)的大客車(chē)或者豪華轎車(chē)把客人從有空調(diào)的飯店接到活動(dòng)會(huì)場(chǎng)。白天不論是開(kāi)會(huì)還是去游泳，都會(huì)令人很愜意；客人可以去休閑地散步?？傊频旰唾€場(chǎng)很近，客人可以一直在室內(nèi)活動(dòng)。所有的行程都是從飯店到車(chē)上，再到活動(dòng)場(chǎng)所之間的往返，而且所有地點(diǎn)都帶有空調(diào)設(shè)備。因此高溫根本不是問(wèn)題。
     天氣也會(huì)影響水溫和水生物。在南方某些地區(qū)舉辦活動(dòng)，由于夏季比冬季水溫高得多，因此水中的水母也較多。如果在游船上舉行會(huì)議，如果包租游艇出航，就需要明確要為客人準(zhǔn)備多少遮陽(yáng)避雨裝備。如果突降暴雨的話，是不是所有人都能進(jìn)行避雨？遮陽(yáng)設(shè)備又是否準(zhǔn)備夠了？
     成都成都活動(dòng)策劃公司提醒大家一定要記住天氣隨時(shí)隨地都會(huì)影響你的活動(dòng)。一定得學(xué)會(huì)未雨綢繆。舉辦露天活動(dòng)時(shí)，天氣情況更是至關(guān)重要，尤其是在較涼的氣候條件下，活動(dòng)場(chǎng)地的選擇關(guān)鍵是要與活動(dòng)內(nèi)容和客人相吻合。