在確立了公司目標(biāo)（或客戶目標(biāo)）、活動策劃的目標(biāo)，確定了活動風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預(yù)算，發(fā)出了供應(yīng)商報(bào)價(jià)要求并縮小了選擇范圍，根據(jù)所選活動要素的預(yù)計(jì)成本而變更了預(yù)算，并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時(shí)間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個(gè)活動安排表將成為所有參與主體—一活動策劃人員、公司的活動策劃團(tuán)隊(duì)以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點(diǎn)，即正式的活動策劃的統(tǒng)籌安排。

隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加或減少又或者是更新，時(shí)間方面的要求可能會發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意每一次更改活動策劃統(tǒng)籌安排時(shí)，都要標(biāo)注更改的序號與日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動統(tǒng)籌安排依據(jù)。
組織活動需要一切都井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，這是組辦活動獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進(jìn)行核查，以確?；顒影凑沼?jì)劃有序開展。所有參與主體一一公司客戶、活動策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴(yán)格遵守合同所規(guī)定的指導(dǎo)方針?；ㄙM(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間來批準(zhǔn)某一項(xiàng)目，可能導(dǎo)致活動項(xiàng)目管理的失敗。倘若是活動安排的過于倉促，工作到了最后關(guān)頭可能仍然無法完成。例如你或許會花幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來設(shè)計(jì)一份富于新意的請束，但是如果請束無法及時(shí)交付印刷，無法及時(shí)郵寄，這對活動參與者的出席率自然會帶來災(zāi)難性的影響。因此在做出開展活動的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動策劃方案書，并把它當(dāng)作活動統(tǒng)籌安排的依據(jù)。