活動策劃首先需要確定的是一場活動整體下來可用的資金額度。即使規(guī)模再小的活動也需要嚴謹?shù)呢斦С?。否則就可能會無法舉辦活動，或者無法實現(xiàn)預期的效果。
      要記住與其在資金緊張、無法保證質量的情況下舉辦活動，倒不如暫時等待以俟良機。以展會為例，有些時候公司會將一筆活動經(jīng)費用來參展，倒不如派幾名員工去參觀，這樣員工可以盡情組建人脈網(wǎng)絡，而不必受到展位的限制，之后還可以為那些你想要單獨花時間會見的重要客人專門舉辦一場別開生面的私人高級晚宴。如果活動可用資金有限，在預算不足的情況下舉辦一場“盛大”晚宴，雖然可以令你的公司更加矚目，但是你想突出的公司形象卻無法得以表現(xiàn)。將目標客人的數(shù)量限制在60人之內，把有限的活動經(jīng)費用來招待這些客人，活動就可以辦得精彩紛呈令人難忘；相反如果要把同樣金額的經(jīng)費用來舉辦千人晚宴，那么這筆錢只夠用來進行場地的布置、娛樂和餐飲，其結果必定是：一方面參加活動的絕大部分客人都不太可能與你公司進行業(yè)務往來，另一方面活動規(guī)模也超出了公司標準。所以前者才是明智的選擇。

成都成都年會策劃公司再給大家列舉一個關于供應商的成功案例——晚宴活動的地址選在某知名劇院的舞臺上（該劇院晚間停止對外開放），應邀出席晚宴的還有當日出演的明星，他們會在席間為客人奉上專場演出。而這些成為了第二日展會上熱議的話題，該公司的地位也因此得以提升。其受邀參加活動的客人在展會上像明星般受人矚目，而未受邀的客人則渴望在第二年被選入受邀嘉賓名單。他們也希望在展會上與該公司的員工建立業(yè)務聯(lián)系，而公司員工由于只是參加展會而并非參展商，因此無須受到時間的限制，可以隨時離開會場，與未來的準客戶去喝咖啡、吃飯等以增進交流。對于此類會務或場合，這樣做要比以其他方式來處理活動經(jīng)費更能為公司提高知名度，同時還能保證今后的業(yè)務。只要確定了公司的長、短期目標，就容易找到最符合其目標的活動。
      一場活動策劃預先明確了經(jīng)費金額，就能確定出恰當?shù)幕顒宇愋?，并且使活動的舉辦符合預算。一般來說只有預算過了關，上級部門才能同意舉辦活動，因此在一切開始之前，要首先對預期成本與各項內容有一個粗略的估算。根據(jù)活動愿景的內容清單而做的初始預算會使你了解哪些計劃可行、哪些不可行。