寫在前言：本成都大型活動策劃方案對象為大型會議活動，由于大型活動工作流程較為復(fù)雜，涉及繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此需要在活動具體執(zhí)行中制定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行方案僅為大型會議活動提供原則性指導(dǎo)。 　　本方案將大型活動策劃分為項目籌備期、項目執(zhí)行期、活動現(xiàn)場期、活動后期4個部分展開。   　　一、項目籌備期   　　01、獲取信息和資料   　　和客戶初期建立溝通時，一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運營多年，業(yè)務(wù)流程比較清晰，可以制定一份標(biāo)準(zhǔn)版的客戶需求信息表，將需要知道的信息一一羅列出來。發(fā)送給客戶，讓客戶進行對應(yīng)填寫。   　　02、初次約見客戶   　　和客戶見面之前，先做好充分的準(zhǔn)備工作。例如：整理相關(guān)的案例資料，突出專業(yè)就對了！還有一個目的就是探下客戶的“虛實”。   　　03、頭腦風(fēng)暴會   　　拿下一個大型活動項目，很大程度上依靠的就是團隊成員的頭腦風(fēng)暴，如何將頭腦風(fēng)暴開好，開出價值來，就非常考驗組織者的組織能力和協(xié)調(diào)能力。   　　04、提案階段   　　提案除了依靠專業(yè)能力和演講能力以外，也需要點運氣。   　　05、內(nèi)部立項   　　當(dāng)大型活動策劃已經(jīng)進入到初始的合作階段時，就可以為項目進行立項，將項目信息錄入到公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)里面（MIS），沒有條件使用信息系統(tǒng)的，可以用表格工具來替代完成。   　　06、項目推進表   　　項目推薦表是活動公司都會用的一種表格，一般也會分為內(nèi)部推進表和客戶推進表，一份是內(nèi)部團隊成員使用，一份是定期每天、每周發(fā)送給客戶。   　　07、項目碰頭會   　　項目碰頭會可以是和客戶進行，也可以是和項目團隊。取決于項目本身的進展情況。   　　二、執(zhí)行期   　　08、報價、合同管理   　　報價和合同雖然看似簡單，但是稍不注意，就會釀成大錯，另外，對報價單和合同的歸檔管理意識也很重要。   　　09、場地管理   　　場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測3個部分，當(dāng)確定場地之后，一定要對場地進行充分的了解和實地勘測之后，再做出詳細(xì)的場地方案。   　　10、供應(yīng)商管理   　　供應(yīng)商主要分為搭建供應(yīng)商、AV設(shè)備供應(yīng)商2大類，還有小類的演藝供應(yīng)商、攝影攝像供應(yīng)商、第三方外包人員等。   　　還有人員派遣公司/服務(wù)人員管理、化妝、發(fā)型供應(yīng)商/個人管理、藝人經(jīng)濟公司/藝人管理、服裝供應(yīng)商管理。(文末有獲取)   　　11、演藝人員面試管理   　　演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期，都要對演藝演員進行線下面試，篩選出符合活動特質(zhì)的演藝人員，保證外部人員的專業(yè)性。   　　還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務(wù)人員面試流程。演職人員、服務(wù)人員、工作人員面試管理。除此之外，還有所有人員的會前培訓(xùn)管理。（文末獲取）   　　▲面試管理打分表   　　12、運營文檔   　　運營文檔分為執(zhí)行期、活動現(xiàn)場應(yīng)用2大類、主要是以各種表格進行呈現(xiàn)記錄，合理安排、分工明確，其目的就是為了大型活動策劃按照既定的時間節(jié)點正常推進。   　　三、現(xiàn)場期   　　13、物品檢查   　　運送到活動現(xiàn)場的所有物品，包括獎品、道具、施工工具等等。可以根據(jù)前期制定的物品清單進行一一核實，物品一定要做到“只多不少”。   　　14、入場前聯(lián)絡(luò)   　　再次和場地方、供應(yīng)商、客戶三方進行電話確認(rèn)進場的時間，是不是按照既定的時間和要求在有序進行推進，有沒有意外事件發(fā)生。   　　15、施工彩排的配合   　　遇到時間緊張的情況，可以根據(jù)施工的進度來決定彩排的時間和位置，這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進度，也不能耽誤進行彩排時間。   　　16、物料搭建管理和注意事項   　　按照大型活動策劃既定的施工要求，按質(zhì)按量完成物料的搭建工作，除此之外，還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項。   　　17、審查制度   　　審查制度分為彩排審查、現(xiàn)場執(zhí)行審查2大類，彩排審查主要是核實演藝節(jié)目的質(zhì)量和呈現(xiàn)效果，現(xiàn)場執(zhí)行審查主要核實現(xiàn)場的物料和設(shè)備是否有損壞。   　　18、現(xiàn)場基礎(chǔ)要求管理   　　以工作人員的著裝為例，一定要嚴(yán)格按照公司規(guī)定，工作人員在現(xiàn)場的著裝要求進行，以及要注意客戶對個人服裝的要求。   　　除此之外，還有時間基礎(chǔ)要求，現(xiàn)場紀(jì)律基礎(chǔ)要求，化妝、發(fā)型、首飾基礎(chǔ)要求，餐飲基礎(chǔ)要求，突發(fā)事件對應(yīng)基礎(chǔ)要求，撤場要求6種類型。（文末獲?。?  　　四、大型活動策劃后期   　　19、費用結(jié)算   　　費用結(jié)算是根據(jù)項目結(jié)束后，最終實際產(chǎn)生的費用進行整理和結(jié)算。以及團隊成員在服務(wù)項目時，產(chǎn)生的報銷費用進行整理。   　　20、總結(jié)報告   　　總結(jié)報告需要做成2種版本，一種是供公司內(nèi)部進行復(fù)盤總結(jié)，一種是交付給客戶。   　　21、資料整理存檔   　　這里指的資料一般是活動結(jié)束后產(chǎn)生的音頻、視頻、照片，這些資料可用于案例展示，也可以用于后期的市場宣傳做背書。   　　22、寫感謝信   　　一場成都大型活動策劃的圓滿落幕，離不開客戶、供應(yīng)商的支持和協(xié)助，寫一封感謝信以作感謝，可以鞏固合作關(guān)系。

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