當(dāng)你開始策劃時(shí)，要對(duì)活動(dòng)全面規(guī)劃，并在一張類似后文所示的表格里列出你的要求。它能幫助你初步確定活動(dòng)的流程，基本上淸楚哪些內(nèi)容需要包含在內(nèi)。你可以把這個(gè)表格送到你考慮選用的各個(gè)地點(diǎn)，看看這些地點(diǎn)能否滿足你的全部需要。

想象一下活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，以便確定對(duì)時(shí)間和空間方面的要求（包括預(yù)留出活動(dòng)初期的布置時(shí)間和活動(dòng)結(jié)束時(shí)的拆卸時(shí)間了解一下需要哪些物品，并開始準(zhǔn)備成本表。成本表要做到具體明確。如果你需要天花板有20英尺高才放得下視聽設(shè)備和舞臺(tái)布景材料，你就應(yīng)該在表格里淸楚地注明。你還必須安排提前布置和排練的空間。如果你需要將會(huì)議廳提前預(yù)訂24個(gè)小時(shí)，以便你所設(shè)置的布景能保留到活動(dòng)開始的那天，那你也要把這些要求淸楚地寫在表格 里。如果你需要為演員準(zhǔn)備一個(gè)化妝間，為員工準(zhǔn)備辦公室或?yàn)闇?zhǔn)備或擺放陳列品安排一個(gè)區(qū)域，那么一定要將你的一切需要告知場(chǎng)地管理部門。合同簽訂后，減少多余安排的空間比千方百計(jì)解決空間不足的問(wèn)題要容易得多.

為了做到預(yù)算精確，你應(yīng)該查看你的活動(dòng)的所有方面，盡可能地把所有的成本都計(jì)算在內(nèi)。在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多事項(xiàng)都要納人到成本中，例如，街道許可證，警察的加班服務(wù)等等。這些費(fèi)用應(yīng)列在哪些項(xiàng)目中？為什么需要這些支出？要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項(xiàng)目。隨時(shí)清楚支出情況很重要，這樣你就能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。例如，你可能決定保留某一個(gè)能為活動(dòng)帶來(lái)驚喜的項(xiàng)目，也可能決定晚餐供應(yīng)雞肉而不是龍蝦。當(dāng)然，一切都取決于你的最終目標(biāo)是什么。如果你的目標(biāo)是為客人提供美酒佳肴、預(yù)訂觀看一場(chǎng)戲劇首映式的最佳座位、豪華轎車接送、美味的甜點(diǎn)、上等的白蘭地和雪茄的話，那么準(zhǔn)備一些預(yù)先錄制的背景音樂和簡(jiǎn)單的插花擺設(shè)就可以了，而并 不需要把寶貴的資金浪費(fèi)在現(xiàn)場(chǎng)演出和極盡鋪張的花丼展示上。

或許你的目標(biāo)是舉辦一場(chǎng)奢華的活動(dòng)，一場(chǎng)在未來(lái)幾年中人們都還會(huì)津津樂道的活動(dòng)。例如，在沙漠里的一個(gè)星光燦爛的夜晚，由一位著名音樂家為你的客人進(jìn)行交響樂專場(chǎng)演出。你可以讓客人乘坐熱氣球在日落時(shí)分到達(dá)，著陸時(shí)給他們送上香檳酒。不過(guò)，安排這些富有浪漫情調(diào)的活動(dòng)項(xiàng)目時(shí)，你還應(yīng)該考慮到一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，比如，假設(shè)天氣或者風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行的話，你就要預(yù)備替代熱氣球的交通工具、客人回去時(shí)所需的交通工具（熱氣球不能在夜里飛行）、一個(gè)透明的塑料帳篷（供天氣不宜時(shí)使用一個(gè)用于做飯的帳篷、可移動(dòng)的衛(wèi)生間、將所有設(shè)施運(yùn)送到沙漠里的運(yùn)輸車輛、隨時(shí)待命的醫(yī)療救助、保安、照明、取暖設(shè)施以及防止異常情況出現(xiàn)的監(jiān)察人員。當(dāng)你把這一切費(fèi)用都列入預(yù)算之后，你可能 會(huì)發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉行這場(chǎng)特別活動(dòng)成本過(guò)于昂貴，而應(yīng)考慮換一個(gè)地點(diǎn)舉行。

如果你舉辦的是一場(chǎng)籌款演出活動(dòng)，你在決定入場(chǎng)券的價(jià)格和贊助商該提供多少資金支持之前應(yīng)該有一個(gè)固定預(yù)算。這一點(diǎn)怎么強(qiáng)調(diào)也不過(guò)分。你必須考慮到最糟糕的情況:假設(shè)票沒有全部賣完、假設(shè)沒能得到公司的贊助或只得到一部分贊助。出現(xiàn)這些情況怎么辦？

隨著政府撥款的減少，越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)開始依靠公司提供的贊助。活動(dòng)與其贊助商應(yīng)該是很好的搭檔，而不是簡(jiǎn)單地在該活動(dòng)的宣傳材料上標(biāo)出贊助商的名稱而已。無(wú)論何時(shí)何地，盡可能地在媒體報(bào)道和所有的宣傳材料中提到支持你的贊助商和名人們，最大限度地使他們?cè)诿襟w報(bào)道中亮相，作為你對(duì)他們的支持與回報(bào)。

有些籌款演出活動(dòng)在計(jì)算出最后的成本之前已經(jīng)公布了人場(chǎng)券的價(jià)格，把所有的人場(chǎng)券都印刷出來(lái)并且全部賣完，那么這些活動(dòng)虧本就不足為奇了。如果活動(dòng)目標(biāo)是為了將來(lái)獲得贊助商的投資，那么你應(yīng)該舉辦宣傳活動(dòng)而不是籌款活動(dòng)。如果目標(biāo)是籌款，那么為什么要把所有的人力物力花費(fèi)在一個(gè)會(huì)虧損的活動(dòng)上呢？提前知道你所有的費(fèi)用，才能作出負(fù)責(zé)任的決定。有時(shí)看起來(lái)像機(jī)會(huì)的東西不是真正的機(jī)會(huì)，最好是置之不理。問(wèn)問(wèn)你自己，是不是每一個(gè)參與者都會(huì)受益？還是說(shuō)有人要吃虧？如果是這樣的話，遠(yuǎn)離這樣的“機(jī)會(huì)”，你就不會(huì)有什么損失。