選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場(chǎng)所非常重要，面對(duì)眾多的場(chǎng)所，到底怎樣去選擇呢？

1．列出可供選擇的清單

必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件。如果清單設(shè)計(jì)的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。

2．選擇合適類型的場(chǎng)所

選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。

酒店：

（按類型劃分）

商務(wù)型酒店：這類酒店無(wú)論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng) 地上（有特定的商務(wù)樓層），一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦 公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂(lè)于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無(wú)疑大大方便了會(huì)議單位。

（按地點(diǎn)劃分）

位于市中心：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來(lái)自國(guó) 內(nèi)或本地區(qū)，那麼選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可 做。有些酒店被公認(rèn)為服務(wù)一流，良好的口碑常使酒店成為會(huì)議籌劃者的首選會(huì)議場(chǎng)所。

位于市郊：對(duì)于需乘飛機(jī)從外地而來(lái)的與會(huì)者來(lái)說(shuō)，位于市郊的酒店可能不是很吸引人。從機(jī)場(chǎng)至?xí)?chǎng)和住地要花不少時(shí)間，從而不宜選擇這類酒店。但對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來(lái)說(shuō)，這類酒店還是大受歡迎的。

3. 會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配

* 舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場(chǎng)所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點(diǎn)）。

* 研究和開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧?kù)o場(chǎng)所最為適合）。

* 學(xué)會(huì)年會(huì)的地點(diǎn)選擇一般根據(jù)會(huì)員的意見(jiàn)來(lái)定（一般選在當(dāng)前最受歡迎的城市，能提供會(huì)議服務(wù)的酒店）。

* 重大的獎(jiǎng)利、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝，會(huì)議的目的是對(duì)杰出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

*　對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展廳的場(chǎng)所，還要求到達(dá)會(huì)場(chǎng)幾所在城市的交通必須便利。

4．現(xiàn)場(chǎng)參觀注意事宜

在考慮去做現(xiàn)場(chǎng)參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：

* 報(bào)價(jià)方（酒店）接受和同意會(huì)議名細(xì)表中各項(xiàng)事宜；

* 報(bào)價(jià)方（酒店）應(yīng)是候選名單中較好的一個(gè)；

* 對(duì)報(bào)價(jià)（酒店）方擬訂的合同條款基本接受。

5．親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察

對(duì)于親臨現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察應(yīng)注意以下五點(diǎn)：

* 會(huì)見(jiàn)能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問(wèn)題；

* 只要可能，一定要在酒店建議的日期去進(jìn)行觀。最好不要在酒店客滿時(shí)去參觀，因?yàn)檫@會(huì)使酒店產(chǎn)生直接費(fèi)用；

* 不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；

* 想一想是以一個(gè)普通客人身份不宣而至以檢查酒店對(duì)客人的接待情況為好還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；

* 考慮另一家酒店作為“備選”，以便談判一旦失敗不至于太被動(dòng)。