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舉辦會(huì)議,需要做什么樣的準(zhǔn)備?

時(shí)間:2022-03-21

會(huì)議記錄是辦公室工作的一個(gè)重要組成部分。會(huì)議記錄是會(huì)議情況的真實(shí)記載,它客觀地反映了會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程,是形成會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)的重要素材和檢查會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的依據(jù),具有重要的保存、利用價(jià)值,是重要的文書檔案材料。本文就會(huì)議記錄的內(nèi)容、方法、應(yīng)注意的問題和記錄人員基本素質(zhì)談點(diǎn)粗淺的看法。
一、會(huì)議記錄的內(nèi)容
會(huì)議記錄一般由三部分構(gòu)成。
1.會(huì)議標(biāo)題。記錄標(biāo)題很重要,如會(huì)議記錄不寫標(biāo)題,查找所需材料就費(fèi)時(shí)費(fèi)力,很不方便。
2.會(huì)議組織情況。這部分寫在會(huì)議標(biāo)題之后,在會(huì)議開始前,把會(huì)議的有關(guān)情況寫好。它主要包括:
①開會(huì)時(shí)間。要寫明具體的年、月、日,同時(shí)還要寫明是上午、下午,還是晚上,有的會(huì)議還要寫明某時(shí)某分。
②會(huì)議地點(diǎn):要寫明在何處開的會(huì)。如:“某某會(huì)議室”等。
③會(huì)議主持人。一般直書姓名,必要時(shí)可寫明職務(wù)。
④會(huì)議出席人。即出席會(huì)議的正式成員,按排列順序列出。
⑤會(huì)議列席人。即不是會(huì)議正式成員,由于工作需要而參加會(huì)議的人。
⑥缺席人??蓡为?dú)作為一條,要寫出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以寫在出席人、列席人的項(xiàng)目中,在括號(hào)內(nèi)注明某某人因何故缺席,如“某某因公出差”、“某某因病住院請(qǐng)假”等。
⑦記錄人。寫明記錄人,一是說(shuō)明會(huì)議記錄內(nèi)容的真實(shí)性;二是表示對(duì)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。
在記錄中凡涉及到人名的要寫全姓名,不能只寫姓不寫名,也不能只寫姓加職務(wù)或職稱。
會(huì)議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一制發(fā)的專用會(huì)議記錄本或記錄紙,會(huì)后要立卷歸檔。
3.會(huì)議進(jìn)行情況。這部分是會(huì)議記錄的基本內(nèi)容,一般包括三個(gè)方面。
①會(huì)議的議題和會(huì)議主持人的啟示性講話。這部分要著重記錄(多項(xiàng)議題的會(huì)議要用數(shù)碼依次標(biāo)出,以便于會(huì)后利用查找)。
②與會(huì)人的討論發(fā)言。這部分是與會(huì)者對(duì)會(huì)議議題和會(huì)議主持人講話的直接反映,記好這部分內(nèi)容十分重要(會(huì)議發(fā)言要按照發(fā)言順序記錄,發(fā)言人姓名要寫在段首,后面即記錄發(fā)言內(nèi)容)。
③會(huì)議的決定、決議和會(huì)議主持人的總結(jié)及結(jié)論性意見。這部分是會(huì)議成果的綜合反映,是會(huì)議記錄的主體。這些決定、決議和講話是與會(huì)者貫徹會(huì)議精神的根據(jù),也是日后備查材料中最重要的材料,記錄者必須認(rèn)真、仔細(xì)地作好記錄。
會(huì)議進(jìn)行情況還包括休息、散會(huì)等,也要記錄上。
二、會(huì)議記錄的方法
會(huì)議記錄的方法有兩種:
一種方法是摘要記錄,就是擇其要點(diǎn)而記,不是有言必記。這種記錄方法不要求把每個(gè)人討論時(shí)的發(fā)言都一字不漏的記錄下來(lái),而是著重記錄發(fā)言要點(diǎn),會(huì)議結(jié)論、決定和決議。摘要記錄要求記錄者對(duì)發(fā)言內(nèi)容必須迅速作出分析判斷,哪些應(yīng)記,哪些可不記,適當(dāng)進(jìn)行歸納,扼要地記下重點(diǎn)。
另一種方法是詳細(xì)記錄,就是要求把所有與會(huì)者的發(fā)言盡可能地全部記錄下來(lái),做到有言必錄,包括發(fā)言中的插話等,都要詳細(xì)記錄,不能有取有舍,更不能只記結(jié)論。詳細(xì)記錄要求記錄者最好會(huì)使用速記,如不會(huì)速記,可對(duì)通用詞匯采取簡(jiǎn)化方法記錄,會(huì)后予以補(bǔ)正。涉及到文件名稱或便于查找的文件,也可先省略后補(bǔ)齊。在條件允許的情況下,可輔以錄音機(jī),這樣的記錄更完整、準(zhǔn)確。如果沒有錄音設(shè)備,或不允許使用錄音設(shè)備,記錄人又沒有速記技能,應(yīng)配備二至三人進(jìn)行記錄,以便會(huì)后核對(duì)補(bǔ)正。記錄人對(duì)會(huì)上沒有聽準(zhǔn)確或者發(fā)言表達(dá)不清的地方,要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)??傊?,要盡最大努力,保持記錄的完整性和準(zhǔn)確性。
三、會(huì)議記錄應(yīng)注意的問題
1.會(huì)議記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、完整,不能隨意增刪改動(dòng),速記要忠實(shí)原話,段落要清楚,文字要準(zhǔn)確,特別是表決時(shí),贊成意見、分歧意見、反對(duì)意見和保留意見等,都要盡量寫原話,把會(huì)議情況真實(shí)地記錄下來(lái)。
2.會(huì)議記錄要妥善保管,不得外傳或遺失。
3.印發(fā)整理后的會(huì)議記錄,須經(jīng)發(fā)言人核實(shí)。
4.會(huì)議記錄的整理,要做到語(yǔ)言文字規(guī)范化,不能更改原意。
5.記錄人員在工作中要模范地遵守保密紀(jì)律,不能隨意泄漏會(huì)議的內(nèi)容,要養(yǎng)成保守機(jī)密的習(xí)慣。
四、會(huì)議記錄人員應(yīng)具備的素質(zhì)
1.要有高度的政治責(zé)任感。在工作中要做到一絲不茍,不出現(xiàn)遺漏差錯(cuò)。會(huì)議上不論討論什么問題,記錄人員都要守口如瓶,決不可提前向無(wú)關(guān)人員透露。要做到這些,必須有吃苦耐勞的精神,實(shí)事求是的精神,爭(zhēng)分奪秒的精神,對(duì)工作負(fù)責(zé)到底的精神。要不斷增強(qiáng)保密意識(shí),要有高度的政治責(zé)任心。
2.要有較強(qiáng)的聽知能力。記錄人員在會(huì)議中始終處于被動(dòng)的地位,既不能滯后,也不能超前,精力必須集中,耳、腦、手都要緊跟發(fā)言人的講話,因此,記錄人在聽別人發(fā)言時(shí),要有靈活的反應(yīng)力,深刻的理解力,牢固的記憶力,準(zhǔn)確的判斷力。如果記錄人員沒有這些聽知能力,就難以迅速判斷要義何在,難以將需要記錄的東西記錄下來(lái)。
3.要有較強(qiáng)的寫記能力。會(huì)議記錄人員的任務(wù)就是把會(huì)議上的發(fā)言變成文字材料,必須有迅速地將其發(fā)言用文字符號(hào)現(xiàn)于紙面的本事。記錄人員要具有較豐富的知識(shí),既要寫得快,又要寫得清楚,要會(huì)用記錄符號(hào)記錄,要掌握一些記錄技巧。
以上三個(gè)方面是會(huì)議記錄人員應(yīng)具備的基本素質(zhì),否則是不可能作好會(huì)議記錄的,所以,會(huì)議記錄人員平時(shí)應(yīng)注重學(xué)習(xí),多加練習(xí),在工作實(shí)踐中不斷提高自己的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),這樣就一定能較好地把會(huì)議記錄工作做好。
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