現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)常要召開各種各樣的會議，有企業(yè)內(nèi)部會議，也有企業(yè)外部會議;有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業(yè)內(nèi)部的會議，主要有股東大會、董事會、經(jīng)理會議和一些業(yè)務(wù)會等等。企業(yè)外部的會議也很多，如行業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略研討會、聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責(zé)范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預(yù)期的效果，31會議網(wǎng)建議您要做好以下會務(wù)準(zhǔn)備。

　　1、?籌備會議

　　秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關(guān)鍵地方作慎密的安排，設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，以及補(bǔ)救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態(tài)度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題……”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風(fēng)、投影儀等這類會議的關(guān)鍵設(shè)備是否完好;如果老是這樣，非捅出漏子不可!要是捅了婁子，董事長、總經(jīng)理和其他領(lǐng)導(dǎo)都在場，這個板子打下來，誰也受不了!另一種態(tài)度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了……”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風(fēng)，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當(dāng)然，有些偶然的事故不是秘書能預(yù)料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。秘書一旦接受會議籌備的任務(wù)，首先就要把握會議的內(nèi)容、主題和形式，并著手準(zhǔn)備以下幾項(xiàng)工作：

　　確定會議的時間和地點(diǎn)

　　確定會議的參加人選

　　草擬會議日程表

　　起草會議通知

　　準(zhǔn)備會議資料和各種會議用具

　　2、籌備會議的步驟

　　公司的司務(wù)會、每周一的業(yè)務(wù)會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點(diǎn)、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。

　　但是，如果是公司內(nèi)部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議(如新產(chǎn)品發(fā)布會)，會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經(jīng)驗(yàn)的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：

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