1. 做好會(huì)議前的準(zhǔn)備。有“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹”這句話，其實(shí)前面要加上另外三個(gè)字，就是“備而會(huì)”即準(zhǔn)備會(huì)議。在召開會(huì)議之前如果沒有做好會(huì)議準(zhǔn)備，那么還不如不要開會(huì)，這樣的會(huì)議注定是一個(gè)失敗的會(huì)議。
2. 確定會(huì)議目標(biāo)，提高會(huì)議質(zhì)量。開會(huì)要講究會(huì)議質(zhì)量。開會(huì)打電話、開會(huì)抽煙耳語，開會(huì)遲到早退，開會(huì)時(shí)間過長，會(huì)上不說，會(huì)后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)風(fēng)不好的典型例子。

如何進(jìn)行會(huì)議管理

成功的會(huì)議不但可以作出科學(xué)有效的決策，還有利于會(huì)議成員間的順暢溝通。本書旨在幫助經(jīng)理人進(jìn)行正確的會(huì)議管理，書中以常見的會(huì)議為模型，詳細(xì)講述了會(huì)議前期的策劃、組織工作，會(huì)議中的主持、參與工作，以及會(huì)后的評(píng)估工作。另外，對(duì)一些比較特殊的會(huì)議，如單獨(dú)談判、大型會(huì)務(wù)、新聞發(fā)布會(huì)等也作了詳細(xì)的介紹。本書將幫助經(jīng)理人解決會(huì)議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，避免潛在矛盾的發(fā)生，更有效地達(dá)到會(huì)議的目的，提高會(huì)議管理水平。

會(huì)議管理制度

會(huì)議管理制度

　　一、會(huì)議組織
　　（一）酒店級(jí)會(huì)議：酒店員工大會(huì)、酒店業(yè)務(wù)人員會(huì)以及各種代表大會(huì)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后，由各部門分別負(fù)責(zé)組織召開。
　　（二）專業(yè)會(huì)議：即全酒店性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、安全工作會(huì)等），由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
　　（三）部門工作會(huì)：酒店各部門召開的工作會(huì)，由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。
　?。ㄋ模┌嘟M（小組）會(huì)：由各班組長決定并主持召開。
　?。ㄎ澹┩鈫挝辉谖揖频暾匍_的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或業(yè)務(wù)會(huì)（如聯(lián)營洽談會(huì)等），一律由辦公室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。
　　二、會(huì)議安排
　?。ㄒ唬├龝?huì)的安排
　　為避免會(huì)議過多或重復(fù)，酒店正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。例行會(huì)議安排如下：
　　1、技術(shù)會(huì)議
　?。?）總經(jīng)理辦公會(huì)
　　研究、部署行政工作，討論決定酒店行政工作重大問題。
　　（2）行政事務(wù)會(huì)
　　總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月經(jīng)營工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。
　?。?）班組長以上經(jīng)營管理大會(huì)（或酒店員工大會(huì)）
　　總結(jié)上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、新年）工作任務(wù)。
　?。?）經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)
　　匯報(bào)、分析酒店計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動(dòng)成果，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進(jìn)措施，不斷提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。
　　（5）安全工作會(huì)（含治安、消防工作）匯報(bào)總結(jié)前期安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。
　?。?）部門事務(wù)會(huì)
　　檢查、總結(jié)、布置工作。
　?。?）班組會(huì)
　　檢查、總結(jié)、布置工作。
　?。ǘ┢渌麜?huì)議的安排
　　凡涉及多個(gè)部門主管參加的各種會(huì)議，均須于會(huì)議召開前10天經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。
　　1、辦公室每周六應(yīng)將酒店例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一平衡并編制會(huì)議計(jì)劃，分發(fā)到酒店主要管理人員及有關(guān)服務(wù)人員。
　　2、凡辦公室已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會(huì)議時(shí)，召集單位應(yīng)提前2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。
　　3、對(duì)于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會(huì)議，辦公室有權(quán)拒絕安排。
　　4、對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會(huì)議，辦公室有權(quán)安排合并召開。
　　5、各部門會(huì)議的會(huì)期必須服從酒店統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)與酒店例會(huì)同期召開（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外），應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。
　　三、會(huì)議的準(zhǔn)備
　?。ㄒ唬?huì)議主持人和召集單位與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會(huì)議議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案，決議決定草案，落實(shí)會(huì)場(chǎng)，安排好座位，備好茶具茶水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品，通知與會(huì)者等）。
　　（二）參加酒店辦公例會(huì)的人員無特殊原因不能請(qǐng)假，如請(qǐng)假需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
　　（三）有以下原因。副總經(jīng)理以上的高層管理人員可提議臨時(shí)或提前召開酒店辦公例會(huì)：
　　1、有重要事項(xiàng)需提交酒店辦公例會(huì)討論決定；
　　2、各部門重要業(yè)務(wù)管理人員的錄用及辭退。
　　（四）《會(huì)議紀(jì)要》屬酒店內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。
　?。ㄎ澹┡c會(huì)人員應(yīng)知無不言、集思廣義，一經(jīng)會(huì)議決定之事，應(yīng)按期完成。
　?。┡c會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)，不得使用手機(jī)。
　　會(huì)議管理規(guī)定

　　一、酒店會(huì)議主要由辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議組成。
　　二、例會(huì)中的最高級(jí)會(huì)議通常情況下每月至少召開一次，就一定時(shí)期工作事項(xiàng)做出研究和決策。會(huì)議由酒店總經(jīng)理主持、參加人為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。0
　　三、酒店辦公例會(huì)是為貫徹落實(shí)做出的決議、決定召開的會(huì)議。會(huì)議由總經(jīng)理主持，參加人員為各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。
　　四、酒店辦公例會(huì)由酒店辦公室組織。辦公室應(yīng)于會(huì)前3天將會(huì)議的主要內(nèi)容書面通知與會(huì)的全體人員，并在會(huì)后14小時(shí)內(nèi)整理、發(fā)布《會(huì)議紀(jì)要》。
　?。ㄒ唬?huì)議紀(jì)要的形成與簽發(fā)：
　　1、酒店辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由辦公室整理成文；
　　2、辦公室根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作；
　　3、會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，由與會(huì)的酒店領(lǐng)導(dǎo)成員簽字確認(rèn)；
　　4、會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫《會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單》，審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（或主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見；
　　5、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；
　　6、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。
　?。ǘ?huì)議紀(jì)要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議的全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)。
　　五、日常工作會(huì)議由會(huì)議召集者填寫《會(huì)議申請(qǐng)單》，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可召開，會(huì)議通知由辦公室根據(jù)申請(qǐng)部門的要求發(fā)出。如會(huì)議需要撰寫會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議召集部門撰寫完畢后報(bào)有關(guān)人員及辦公室。

　　高層領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)制度

　　一、所有部門經(jīng)理必須提前五分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)并落座，因特殊原因不能參加的要提前向辦公室請(qǐng)假；
　　二、與會(huì)人員要做會(huì)議記錄，酒店辦公室要派文員作會(huì)議記錄以存檔備查或按要求編發(fā)會(huì)議紀(jì)要；
　　三、辦公室主任站立在會(huì)場(chǎng)門口，等候總經(jīng)理的到來，當(dāng)總經(jīng)理到達(dá)時(shí)，全體部門經(jīng)理起立，向總經(jīng)理行注目禮；
　　四、總經(jīng)理落座或示意后，其他與會(huì)人員方可落座；
　　五、由辦公室主任宣布例會(huì)開始，并說明未參加會(huì)議人員的原因；
　　六、與會(huì)期間，所有人員必須保持正常坐姿，雙目注視總經(jīng)理方向，各部門經(jīng)理按順時(shí)針方向逐一限時(shí)通報(bào)本部門情況；
　　七、匯報(bào)時(shí)應(yīng)規(guī)范語言“**部門匯報(bào)”，內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等，匯報(bào)完畢請(qǐng)總經(jīng)理指示；
　　八、總經(jīng)理做指示時(shí)，相應(yīng)的部門經(jīng)理應(yīng)做好記錄，并說“謝謝”；
　　九、由總經(jīng)理宣布例會(huì)結(jié)束，全體人員起立，與會(huì)其他人員行注目禮；
　　十、總經(jīng)理走出會(huì)場(chǎng)后，各部門經(jīng)理方可離開會(huì)場(chǎng)；
　　十一、會(huì)后有關(guān)部室要嚴(yán)格按照會(huì)議決議抓好所定事項(xiàng)的落實(shí)，辦公室負(fù)責(zé)督辦催辦。
　　每周例會(huì)制度

　　一、部門領(lǐng)導(dǎo)干部例會(huì)每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級(jí)人員參加;
　　二、會(huì)議主要內(nèi)容為：
　?。ㄒ唬┛偨?jīng)理傳達(dá)主管上級(jí)的有關(guān)文件、酒店董事會(huì)、總經(jīng)理辦公室精神；
　?。ǘ└鞑块T經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況，以及需提請(qǐng)總經(jīng)理或其他部門需協(xié)調(diào)解決的問題；
　?。ㄈ┯煽偨?jīng)理對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作的要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排；
　?。ㄋ模┢渌枰鉀Q的問題。
　　三、例會(huì)參加者在會(huì)上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見，但會(huì)上一旦形成決議，無論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行；
　　四、嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。

　　員工大會(huì)制度

　　一、為不斷提高員工的整體素質(zhì)，增強(qiáng)全員的主人翁意識(shí)，樹立全局觀念，特制定本制度；
　　二、一般情況下每年召開一次，特殊情況可臨時(shí)召集，由董事長或總經(jīng)理主持，酒店全體員工參加，會(huì)議組織與會(huì)務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)；
　　三、會(huì)議內(nèi)容：
　?。ㄒ唬W(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)刊物上的有關(guān)文章，了解國內(nèi)國際政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，傳達(dá)酒店做出的有關(guān)決定精神。
　?。ǘW(xué)習(xí)酒店制定的各項(xiàng)管理規(guī)章制度，不斷增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念；
　?。ㄈ┩ㄟ^酒店做出的重大決策、機(jī)構(gòu)設(shè)置及調(diào)整中層以上干部聘免情況；
　?。ㄋ模┩ㄖ频昱R時(shí)性公共活動(dòng)及酒店集體完成的臨時(shí)性任務(wù)；
　　（五）對(duì)員工進(jìn)行包括專業(yè)技術(shù)知識(shí)、行為規(guī)范在內(nèi)的各種專題培訓(xùn)；
　?。┎贾媚甓裙ぷ魅蝿?wù)，總結(jié)年度工作完成情況；
　?。ㄆ撸┩▓?bào)酒店對(duì)管理人員、員工的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、處理的重要決定，鼓舞員工的工作熱情，穩(wěn)定員工的思想情緒；
　　（八）其他重要事項(xiàng)。
　　四、會(huì)議要求
　?。ㄒ唬﹩T工大會(huì)由酒店辦公室提前一周通知各部門；
　?。ǘ┺k公室要派文員作會(huì)議記錄，以存檔備查或編發(fā)會(huì)議紀(jì)要；
　?。ㄈ﹪?yán)格執(zhí)行會(huì)議決議，完成會(huì)議提出的具體工作任務(wù)。有關(guān)會(huì)議精神落實(shí)情況由辦公室督辦催辦。

　　各部門例會(huì)制度

　　一、為激勵(lì)員工恪盡職守、盡職盡責(zé)，全身心地做好本職工作，增強(qiáng)員工的整體意識(shí)和全局觀念，特制定本制度；
　　二、每周召開一次，具體時(shí)間由本部門根據(jù)工作需要安排，由本部門經(jīng)理主持，本部門全休員工參加；
　　三、會(huì)議內(nèi)容
　?。ㄒ唬﹩T工匯報(bào)上周本職工作完成情況及思想情況、遵守各項(xiàng)規(guī)章制度情況；各部門經(jīng)理總結(jié)上周其本部門整體工作完成情況，部署本周工作；
　?。ǘ﹤鬟_(dá)“每周經(jīng)理辦公例會(huì)”精神，學(xué)習(xí)酒店有關(guān)規(guī)章制度及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)；
　?。ㄈ┓治霰静块T工作現(xiàn)狀，明確本部門業(yè)務(wù)開展方向；
　?。ㄋ模?qiáng)調(diào)各部門工作之間的銜接情況，落實(shí)本部門工作人員的責(zé)任；
　?。ㄎ澹┲v評(píng)員工的工作表現(xiàn)，進(jìn)行各項(xiàng)評(píng)比，表揚(yáng)先進(jìn)，帶動(dòng)不良行為；
　?。┘?lì)員工的工作熱情，鼓舞員工的工作干勁，保證員工的思想穩(wěn)定。
　　四、會(huì)議要求
　?。ㄒ唬└鞑块T例會(huì)由各部門主管人員提前通知所屬員工；
　?。ǘ﹨⒓訒?huì)議人員要按時(shí)參加會(huì)議，因特殊原因不能參加的要提前向負(fù)責(zé)人請(qǐng)假；
　?。ㄈ┤w人員要認(rèn)真作好會(huì)議記錄，尤其要完整準(zhǔn)確的記錄自身應(yīng)承擔(dān)的工作任務(wù)和進(jìn)限要求；
　?。ㄋ模┳h論問題要以主人翁意識(shí)和負(fù)責(zé)任的精神，踴躍發(fā)言；
　　（五）由部門主管負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)具體工作的督辦與催辦，并將需上報(bào)的內(nèi)容及時(shí)上報(bào)辦公室。