常見的報(bào)到辦法有以下幾種:
1.秘書人員代報(bào)到
小型日常會(huì)議由會(huì)議秘書人員、會(huì)議作業(yè)人員代為報(bào)到。會(huì)議秘書、作業(yè)人員事前造好參與本次會(huì)議的花名冊(cè),開會(huì)時(shí),來一人就在該人名后畫上記號(hào),表明到會(huì);缺席,請(qǐng)假人員也要用規(guī)則的記號(hào)標(biāo)明。
2.證卡報(bào)到
大中型會(huì)議一般選用證卡報(bào)到。會(huì)議作業(yè)人員將印好的報(bào)到證發(fā)給每位與會(huì)人員,卡上一般印有會(huì)議的稱號(hào)、日期、坐次號(hào)、編號(hào)等,與會(huì)人員在證卡上簽好自己的名字,進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí),將證卡交給會(huì)議作業(yè)人員表明到會(huì)。一些大中型會(huì)議多選用證卡報(bào)到的辦法,這樣能夠防止會(huì)集在臨開會(huì)時(shí)報(bào)到形成擁堵。
3.簿式報(bào)到
賦有留念含義的會(huì)議可采納簿式報(bào)到的辦法。與會(huì)人員在會(huì)議作業(yè)人員準(zhǔn)備好的報(bào)到簿上簽署自己的名字,表明到會(huì)。報(bào)到簿上的內(nèi)容一般有名字、作業(yè)、所代表的單位等,與會(huì)人員要逐項(xiàng)填寫,不要遺失。簿式報(bào)到的長(zhǎng)處是便于保存,便于查找;缺陷是只適合于小型會(huì)議。一些大型會(huì)議,參與會(huì)議的人數(shù)許多,選用簿式報(bào)到作業(yè)量大,時(shí)間長(zhǎng)。
4.電子計(jì)算機(jī)報(bào)到
電子計(jì)算機(jī)報(bào)到快速、精確、簡(jiǎn)潔,參與會(huì)議的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng),只要把特制的卡片放到報(bào)到機(jī)內(nèi),報(bào)到機(jī)就將與會(huì)人員的名字、號(hào)碼傳到中心,并將報(bào)到卡交還自己。與會(huì)者的報(bào)到手續(xù)在幾秒鐘內(nèi)就能辦完,參與會(huì)議人員到會(huì)成果則由計(jì)算機(jī)精確、迅速地計(jì)算并顯示出來。電子計(jì)算機(jī)報(bào)到是先進(jìn)的報(bào)到手法,現(xiàn)在,許多大型會(huì)議都選用計(jì)算機(jī)報(bào)到。
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