首先，會(huì)議策劃要明確目的，即本次會(huì)議的宗旨是什么？要達(dá)到什么目的？關(guān)于這一點(diǎn)，在策劃前要多和董事會(huì)以及總裁溝通，確定好主題和宗旨，寫下目標(biāo)和預(yù)期目的。
其次，確定參會(huì)人員。本次會(huì)議的主要參會(huì)人員有哪些？哪位政府領(lǐng)導(dǎo)會(huì)到場(chǎng)？新聞媒體人員有多少？怎么安排接送？座位怎么安排合理？會(huì)議食宿要有專人負(fù)責(zé)，一定要放權(quán)給這個(gè)人，由他自己去安排房間和定餐，盡量做到多安排些房間和餐桌，避免到時(shí)候不夠造成場(chǎng)面混亂。這個(gè)人最好是公司科級(jí)以上干部，有一定的威信和管理能力。會(huì)議室確定和會(huì)場(chǎng)布置一般交公司企劃部負(fù)責(zé)就可以，列好橫幅，條幅，氣球數(shù)量，內(nèi)容等，會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)座位，會(huì)場(chǎng)座位數(shù)量，投影儀最好準(zhǔn)備兩臺(tái)，以防不測(cè)，麥克風(fēng)要完好正常等，限定時(shí)間完成。
第三，會(huì)議通知及接待。確定好會(huì)議通知名單，指定專人按時(shí)通知到位，確認(rèn)到會(huì)人員數(shù)量，有問題及時(shí)調(diào)整。確認(rèn)內(nèi)容一般分到會(huì)人員數(shù)量，參會(huì)交通工具，到站時(shí)間等。大型會(huì)議一般在三個(gè)月前就開始策劃，會(huì)議通知第一階段大概是距離會(huì)議開始一個(gè)月前就要通知確認(rèn)。第二階段大約在距離會(huì)議開始半個(gè)月前通知，最終確認(rèn)必須在會(huì)議開始前一周確認(rèn)！接待人員一般分接站員，前臺(tái)接待，簽到及發(fā)放禮品，房間牌等。根據(jù)確認(rèn)的參會(huì)人名單，到站地點(diǎn)，時(shí)間，要和儲(chǔ)運(yùn)部協(xié)調(diào)好車輛和司機(jī)，避免參會(huì)人員在機(jī)場(chǎng)，車站滯留帶來負(fù)面影響。
第四，會(huì)前會(huì)。會(huì)前會(huì)是成功組織策劃一場(chǎng)會(huì)議的關(guān)鍵，所有相關(guān)人員都要把各自的會(huì)議準(zhǔn)備情況在每次會(huì)前會(huì)真實(shí)匯報(bào)上來，以便及時(shí)修正，確保各項(xiàng)工作進(jìn)度與大會(huì)總進(jìn)度一致。
第五，與公司董事會(huì)保持充分溝通和高度一致。確定董事會(huì)主要參會(huì)人員的講話順序，講話內(nèi)容，演講時(shí)間等，這可以保證會(huì)議準(zhǔn)確按會(huì)議議程進(jìn)行，提高會(huì)議的嚴(yán)肅性和企業(yè)形象。
第六，做好會(huì)議期間的一些小細(xì)節(jié)。會(huì)議期間的茶點(diǎn)，水果，要保證及時(shí)到位，新鮮可口。會(huì)議期間，參會(huì)人員的房間安排送上免費(fèi)的水果花籃，重要人物還要安排鮮花擺放。會(huì)議致謝函，由公司董事會(huì)主要人物親筆簽名的大會(huì)致謝函，主要是問候和感謝參會(huì)人員到會(huì)，致謝函避免攙雜廣告，色調(diào)要和公司企業(yè)形象一致，最好有公司統(tǒng)一的標(biāo)志。會(huì)議期間重點(diǎn)拜訪，安排好董事會(huì)主要人物與參會(huì)主要人物的回后夜間拜訪，確認(rèn)好雙方的時(shí)間安排，主要突出對(duì)參會(huì)人員的重視與慰問，時(shí)間不宜太久，十五分鐘到三十分鐘即可，避免打擾到參會(huì)人員。