在活動實行方便有許多的活動細節(jié)需要落地，比如邀請函、嘉賓邀請、禮儀接待服務等多方面的細節(jié)，以下簡單介紹下關(guān)于邀請嘉賓及拜會的含義及相關(guān)細節(jié)。

　　(會展服務人員的溝通策劃)

　　(一)拜會

　　拜會是一種“走出去”的公關(guān)方式，主要形式是展覽企業(yè)方面的高級管理人員上門拜訪參展企業(yè)的有關(guān)人士。拜會是一種禮節(jié)，表示對被拜會人的尊重，同時也是公關(guān)工做,其目的是為了獲得被拜會人的收持。

　　拜會人可以是高級別的人士，比如展覽企業(yè)方面的高級官員拜會主要參展企業(yè)相關(guān)人上。級別高的拜會多出于宣傳和鞏固關(guān)系的考慮，感化是建立更進一步的聯(lián)系,并通過被拜會人間接地擴大展覽會和展覽構(gòu)造的影響。

　　級別高的拜會要早安排,用書信、傳實等方式約會確定,用電話再次確認。如果拜會級別高,具體安排人還需要事先為拜會人提供有關(guān)被拜會人的基本情況，以便拜會人有所預備，使會談氣氛融洽一些,內(nèi)容更有針對性。拜會時可攜帶一此材料和禮品。拜會人在拜會后的適當時間可以致函被拜會人表示感謝，告之相應的展出效果，并表示愿意長時間保持彼此的合做關(guān)系。

　　(二) 邀請貴賓

　　邀請貴賓工做是一種“請進來”的公關(guān)方式，主要是邀請相當級別的人七參觀展覺。貴賓參觀展覽的主要感化是提高展覽著名度，擴大展影響，以吸引參展企業(yè)的注重和參加興趣。但是那項工做的目的要通過新聞宣傳方能實現(xiàn)，因此要與新聞工做緊密結(jié)合。

　　貴賓可以是展覽會所在地的當局高官、工商界名流，不論是哪方面的貴賓，也可以是參展企業(yè)方面的相應人士。從那方面看，貴賓為主要人物，都有宣傳效應。

　　如要邀請貴賓，安排工做要盡早做。其中的關(guān)鍵人物是貴賓的秘書或助理，應向他們充分說明展覽的意義，使他們?yōu)榇嗽缱霭才?。另外，與展出地相關(guān)的部門也要協(xié)調(diào)好有關(guān)工做，包括機場接送、參觀、接待會、宴請、拜會等。

　　貴賓參觀應當認實預備,時間、地點、接待人、材料、禮品等都要安排安當。貴賓到達之前，預備迎接。參觀展覽時，展覽會方面主要人物要一路陪同參觀。預備要充分,要有詳有略地介紹展覽情況，并預備回答問題。但是一般的經(jīng)驗是越高級別的貴賓“金口”越不開。因此，參觀以后，可以安排一個小型接待會。安排要正規(guī),習慣上，貴賓要做簡短發(fā)言，發(fā)言須提及展覽單位。