活動(dòng)策劃首先需要確定的是活動(dòng)可用的資金額度。即使規(guī)模再小的活動(dòng)也需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)政收持。否則，可能會(huì)無(wú)法舉辦活動(dòng)，或者無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。

　　要記住，與其在資金緊張、無(wú)法保證品量的情況下舉辦活動(dòng)，倒不如暫時(shí)等待以俟良機(jī)。以之前提到的商展會(huì)為例，有些時(shí)候，公司將一筆經(jīng)動(dòng)經(jīng)費(fèi)用來(lái)參展，倒不如派幾名員] 去參觀，如許員工可以盡情組建人脈網(wǎng)絡(luò)，而不必受到展位的限造，以后還可以為那些想要單獨(dú)花時(shí)間會(huì)見(jiàn)的主要客人專(zhuān)門(mén)舉辦一場(chǎng)別開(kāi)生面的私人高級(jí)晚宴。如果資金有限，在預(yù)算不足的情況下舉辦一場(chǎng)“盛大”晚宴，雖然可以令你的公同更加注視，但是你想突出的公司形象卻無(wú)法得以表現(xiàn)。特目標(biāo)客人的數(shù)量限造在60 人以?xún)?nèi)，把有限的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)用來(lái)接待那些客人，活動(dòng)就可以辦得精彩紛呈，令人難忘; 相反，如果要把同樣金額的經(jīng)費(fèi)用來(lái)舉辦千人晚宴，那么那筆經(jīng)費(fèi)只夠用來(lái)進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置、娛樂(lè)和餐飲，其結(jié)果必定是: 一方面參加活動(dòng)的絕大部分客人都不太可能與你公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，另一方面活動(dòng)規(guī)模也超出了公司標(biāo)準(zhǔn)。由此可見(jiàn)，前者才是明智之舉。

　　有一個(gè)供應(yīng)商舉辦晚宴的成功案例一晚宴活動(dòng)的地址選在某著名劇院的舞臺(tái)上( 該劇院晚間停行對(duì)外開(kāi)放)，應(yīng)邀出席晚宴的還有當(dāng)日出演的浩瀚明星，他們會(huì)在席問(wèn)為客人奉上專(zhuān)場(chǎng)演出。而那些成為了第二日展會(huì)上熱議的話(huà)題，該公司的地位也因此得以提升。受邀參加活動(dòng)的客人在展會(huì)上像明星般受人注視，而未受邀的客人則渴望在第二年被選人受邀嘉賓名單。他們也希望在展會(huì)上與該公司的員工建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，而公司員工由于只是參加展會(huì)而并非參展商，因此無(wú)須受到時(shí)間的限造，可以隨時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，與未來(lái)的準(zhǔn)客戶(hù)去喝咖啡、吃飯等以增進(jìn)交流。對(duì)于此類(lèi)會(huì)務(wù)或場(chǎng)合，如許做要比以其他方式來(lái)處理活動(dòng)經(jīng)費(fèi)更能為公司提高著名度，同時(shí)還能保證今后的業(yè)務(wù)，可謂一箭雙雕。只有確定了公司的長(zhǎng)、短期目標(biāo)，就容易找到最符合其目標(biāo)的活動(dòng)。

　　預(yù)先明確了經(jīng)費(fèi)金額，就能確定出恰當(dāng)?shù)幕顒?dòng)類(lèi)型，并且使活動(dòng)的舉辦符合預(yù)算。通常情況下，只有預(yù)算過(guò)了關(guān)，上級(jí)部門(mén)才能同意舉辦活動(dòng)，因此在一切開(kāi)始之前，要首先對(duì)預(yù)期成本與各項(xiàng)內(nèi)容有一個(gè)粗略的估算。

　　根據(jù)活動(dòng)愿景的內(nèi)容清單而做的初始預(yù)算會(huì)使你了解哪些計(jì)劃可行、那些不可行。例如，公司策劃一次獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，計(jì)劃去外地度假7 日，首先他們可以很快算出，機(jī)票是否會(huì)花去大部分預(yù)算經(jīng)費(fèi)。如果情況如此，為了不超出預(yù)算，他們就需要考慮如果將7日的度假改為3日是否仍能實(shí)現(xiàn)此行的目標(biāo)，如果7 天時(shí)間不能減少，則需要考慮進(jìn)行其他方面的調(diào)整，例如選擇近距離度假地，或者想辦法籌集更多經(jīng)費(fèi)，如請(qǐng)企業(yè)或供應(yīng)商為某項(xiàng)特殊活動(dòng)提供贊助等。