如果活動(dòng)策劃人員已經(jīng)很明確自己要策劃一次活動(dòng)。經(jīng)過初步的成本估算，且認(rèn)為有足夠的資金，而且已為活動(dòng)撥出了一筆專款。你確定了活動(dòng)的目的，認(rèn)為本次的活動(dòng)值得公司去投資。你現(xiàn)在準(zhǔn)備開始初步策劃。然后你就需要決定是否要外請(qǐng)專業(yè)人士幫助、建立由本單位員工組成的活動(dòng)策劃小組、確定活動(dòng)類型和時(shí)間、從頭到尾設(shè)想活動(dòng)的全過程。
當(dāng)策劃重要活動(dòng)時(shí)，大多數(shù)人只關(guān)注資金問題，而沒有理智地思考相關(guān)問題。你應(yīng)該知道在什么時(shí)候、什么地方外請(qǐng)專業(yè)人士協(xié)助，包括公共關(guān)系方面的專家、有創(chuàng)意的導(dǎo)演或者能幫助管理后勤的制作人。不要認(rèn)為外請(qǐng)這些顧問只是額外的花銷和奢侈品，他們最終能幫你省錢，特別是在某些關(guān)鍵的時(shí)刻。

例如一個(gè)好的活動(dòng)策劃公司能協(xié)助你確定客人名單，確保被邀請(qǐng)的客人都能請(qǐng)到。他們也能協(xié)助舉辦新聞發(fā)布會(huì)和準(zhǔn)備新聞資料袋，使你的活動(dòng)得到國(guó)內(nèi)外媒體的關(guān)注。有創(chuàng)意的導(dǎo)演能給你提供一個(gè)戰(zhàn)略性的活動(dòng)策劃綱要，包括計(jì)劃、組織、后勤和談判方面的要點(diǎn)以及能創(chuàng)造神奇的一些細(xì)節(jié)。制作人能確保所有的設(shè)想成為現(xiàn)實(shí)，并負(fù)責(zé)消防和安全工作，辦理各種相關(guān)的許可證和保險(xiǎn)事務(wù)。想象一下消防隊(duì)長(zhǎng)站在門口，準(zhǔn)備取締你的活動(dòng)，因?yàn)槟銢]有相關(guān)的許可證，或者過多的客人擠在小會(huì)場(chǎng)里，或者活動(dòng)沒有達(dá)到所有的安全標(biāo)準(zhǔn)。這樣會(huì)造成多大損失？又比如假設(shè)你舉辦的活動(dòng)非常精彩，需要媒體進(jìn)行大力宣傳，但媒體卻沒有到場(chǎng)。再如如果你的活動(dòng)不太新穎，媒體報(bào)道說客戶還沒等到甜點(diǎn)上來就匆忙退場(chǎng)了，這樣損失有多大？你需要知道什么地方、什么時(shí)候請(qǐng)來專業(yè)人士為你出謀劃策。請(qǐng)活動(dòng)策劃公司是多余的活動(dòng)開銷還是明智的舉動(dòng)呢？所以公司的活動(dòng)策劃人員一定要把握好在什么地方、什么時(shí)候外請(qǐng)專業(yè)人士協(xié)助。