任何一個(gè)會(huì)議的舉辦都應(yīng)該預(yù)先制訂會(huì)議計(jì)劃，以保障整個(gè)會(huì)議有章可循，能按計(jì)劃循序漸進(jìn)、月的明確地一步一步進(jìn)行，最終完成整個(gè)會(huì)議任務(wù)。四川靠譜的公關(guān)公司了解到會(huì)議計(jì)劃包括擬定會(huì)議的基本要素、成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)、制定會(huì)議預(yù)算。會(huì)議的基本要素主要包括會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員。

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一、會(huì)議名稱

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四川公關(guān)公司哪家好知道會(huì)議名稱可以反映會(huì)議的基本信息，一般來說可以由以下的某些方面組成：會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)、會(huì)議的主題、會(huì)議的類型、會(huì)議的時(shí)間或?qū)么?、?huì)議的范圍、會(huì)議的規(guī)賣、參加對(duì)象等。例如“XX年小米旗艦新品發(fā)布會(huì)”，其中“小米”是會(huì)議的主辦機(jī)構(gòu)，“旗脫新品”是會(huì)議的內(nèi)容，“XX 年”是會(huì)議的時(shí)間，“發(fā)布會(huì)”則表明了會(huì)議的性質(zhì)或者類型。又如“XX大學(xué)十九屆學(xué)生代表大會(huì)”，其中“XX大學(xué)”是會(huì)議的主辦機(jī)構(gòu)，“第十九屆”是會(huì)議的屆次，“學(xué)生代表”是會(huì)議的參加對(duì)象，“大會(huì)”則表明會(huì)議的類型。

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會(huì)議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)，它既用于會(huì)議的“會(huì)議通知”，使與會(huì)者心中有數(shù)，做好準(zhǔn)備，又用于會(huì)議的宣傳、擴(kuò)大會(huì)議的效果。大中型會(huì)議的會(huì)議名稱做成橫幅大標(biāo)語，置于會(huì)議主場(chǎng)中的前方或后方，作為會(huì)議的標(biāo)志，簡(jiǎn)稱“會(huì)標(biāo)”。會(huì)標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免語意不順或文理不通，產(chǎn)生誤解。

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二、會(huì)議議題

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會(huì)議的議題是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)來確定并付諸會(huì)議討論或解決的其體問題，是會(huì)議活動(dòng)的必備要素。通常，會(huì)議的議題必須體現(xiàn)出會(huì)議的目的和會(huì)議的主題。議題的產(chǎn)生通常有兩種情況:一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定的: 另一種是秘書經(jīng)調(diào)查研究、綜合信息之后反饋給領(lǐng)導(dǎo)，再由領(lǐng)導(dǎo)審批決定的。而有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由大會(huì)秘書處匯總，再提交主席團(tuán)審查通過，才能成為列人會(huì)議議程的會(huì)議議題。一次會(huì)議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜，確保與會(huì)人員能夠充分討論和發(fā)表意見，確保能夠高效率地利用時(shí)間。會(huì)務(wù)人員安排每次會(huì)議的議題有以下技巧: ①個(gè)主要議題和一兩個(gè)小議題搭配安排。②將同類性質(zhì)的議題同時(shí)提交一次會(huì)議討論。③適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議進(jìn)一步討論。

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三、會(huì)議時(shí)間

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會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議的召開時(shí)間和會(huì)期兩方面。選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間集會(huì)，安排長(zhǎng)短適宜的會(huì)議時(shí)間，對(duì)于提高整個(gè)會(huì)議的效率有重要的影響。因此會(huì)議召開時(shí)間的選擇、開會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短是會(huì)議計(jì)劃需要考慮的重要因素。

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(1) 會(huì)議的召開時(shí)間，指的是會(huì)議什么時(shí)候開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。通常需要考慮以下幾個(gè)方面: ①是否適合會(huì)議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。②是否方便與會(huì)人員尤其是會(huì)議的核心人物參加出席。3會(huì)議召開期間的自然因素。比如當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化，盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會(huì)。

(2) 會(huì)期通常是指整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間的長(zhǎng)短。會(huì)議可短可長(zhǎng)，少則兒分鐘、幾十分鐘，多則數(shù)小時(shí)、幾天，甚至十幾天。確定會(huì)期長(zhǎng)短主要考慮以下要素: ①議題的多少。②議程的簡(jiǎn)繁。③松緊適度。對(duì)于時(shí)間比較長(zhǎng)的會(huì)期，應(yīng)該適當(dāng)安排間歇時(shí)間。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)會(huì)議需要的時(shí)間，在會(huì)議通知中寫明，及時(shí)通知與會(huì)者，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。

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四、會(huì)議地點(diǎn)

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成都開業(yè)慶典公司中的會(huì)議地點(diǎn)是指會(huì)議召開的舉辦地，也可具體指舉行會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)所。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，綜合考慮會(huì)場(chǎng)的大小、交通情況、服務(wù)水平、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。而有些重要會(huì)議在選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，還要考慮其政治影響或經(jīng)濟(jì)效果。一般來說，選擇專業(yè)的會(huì)場(chǎng)會(huì)省去許多麻煩，但是相應(yīng)地，專業(yè)會(huì)場(chǎng)的租金也會(huì)比較昂貴，主辦方應(yīng)該落實(shí)會(huì)議的場(chǎng)數(shù)，確定租用時(shí)間的長(zhǎng)短，結(jié)合自己的會(huì)議預(yù)算，選擇適合的會(huì)議地點(diǎn)。