近年來,我國開展了一大批大型會(huì)議活動(dòng),會(huì)展業(yè)蓬勃發(fā)展。但是,會(huì)議規(guī)劃和實(shí)施的質(zhì)量難以保證?,F(xiàn)場突發(fā)事件時(shí)有發(fā)生,漏洞時(shí)有發(fā)生。選擇合適的會(huì)議服務(wù)公司是會(huì)議成功的重要保證。如何保證活動(dòng)的順利開展?
在專業(yè)活動(dòng)之前,需要一套完整的活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃和活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)。這兩份文件將闡明活動(dòng)執(zhí)行的方向、方法和所有細(xì)節(jié)。當(dāng)然,當(dāng)你去現(xiàn)場準(zhǔn)備的時(shí)候,你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)計(jì)劃永遠(yuǎn)趕不上變化,這對(duì)專業(yè)水平的員工來說是最具挑戰(zhàn)性的時(shí)刻。
在活動(dòng)的建設(shè)和籌備過程中,要注意三個(gè)方面:客戶、場地和內(nèi)部協(xié)調(diào)。
首先,客戶的一些問題是由不斷的新想法和修改引起的。無論是在文字上還是在硬件建設(shè)和生產(chǎn)上,客戶在現(xiàn)場總是有更好的想法,所以對(duì)員工的適應(yīng)性要求很高,盡量滿足客戶的需求。不管現(xiàn)場情況有多困難,都要設(shè)法找到解決辦法。所有需要確定的事情都應(yīng)該由客戶的發(fā)言人確認(rèn)。如有必要,如增加項(xiàng)目和大多數(shù)修改,應(yīng)與客戶簽署確認(rèn)函。
其次,要加強(qiáng)與場館的協(xié)調(diào)與溝通,盡量與賽事充分配合,包括時(shí)間、場地布局、賽事建筑調(diào)整等。
最后一部分是內(nèi)部協(xié)調(diào),這是衡量一個(gè)活動(dòng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)是否專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。在活動(dòng)前夕,現(xiàn)場要有明確的分工,確保信息溝通和默契配合無誤。在第一次模擬考試開始前,至少有三次會(huì)議來協(xié)調(diào)準(zhǔn)備會(huì)議。總統(tǒng)的計(jì)劃需要調(diào)整每個(gè)模塊的現(xiàn)狀。重點(diǎn)關(guān)注材料、施工和活動(dòng)過程,確保所有材料和施工按計(jì)劃到位,反復(fù)檢查,不遺漏?;顒?dòng)開始前至少進(jìn)行2次正式排練,確?;顒?dòng)流程順暢無誤。
九州會(huì)議公司,20多年會(huì)議策劃經(jīng)驗(yàn)。為客戶會(huì)議提供建議和陪同。
哪個(gè)會(huì)議公司更好?九州會(huì)議策劃,創(chuàng)建于1995年。主營業(yè)務(wù):活動(dòng)策劃、會(huì)議策劃、展覽策劃、慶典策劃、品牌策劃、城市景區(qū)策劃。20多年來,九州累計(jì)了數(shù)十萬個(gè)項(xiàng)目案例,建立了國際規(guī)劃產(chǎn)業(yè)鏈資源,共享了全球規(guī)劃創(chuàng)意資源。目前在成都、成都、成都、成都、成都、成都、重慶、成都、長沙、鄭州、成都、福州、瑯岐、成都、天津、大連、塞維利亞、意大利、薩萊諾、泰國、曼谷、悉尼、澳大利亞、高雄、臺(tái)灣、臺(tái)北、芝加哥、洛杉磯、柏林、德國、里約、巴西等9個(gè)城市均設(shè)有船舶連鎖店。在規(guī)劃行業(yè)、活動(dòng)策劃行業(yè)、會(huì)展行業(yè)以及企業(yè)界獲得了多項(xiàng)證書、榮譽(yù)、資質(zhì)等獎(jiǎng)項(xiàng),取得了豐碩成果。
九州培養(yǎng)了20多年的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)、策劃團(tuán)隊(duì)、創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、媒體團(tuán)隊(duì)、執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)、工程團(tuán)隊(duì)等。累計(jì)成功策劃執(zhí)行案例數(shù)十萬件,建設(shè)了全球社會(huì)資源、行業(yè)專家資源、媒體資源、主持人資源、明星資源、演出資源、酒店等資源、迎賓接待資源、安保服務(wù)等資源、展覽設(shè)備資源等作為展會(huì)使用的硬件設(shè)施和配套服務(wù)資源。
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