精心設計的會議計劃必須包括完整的會議預算，便于判斷和監(jiān)督會議的執(zhí)行情況。會議預算一般包括以下幾個方面：

運輸成本可細分為：

（1） 從出發(fā)地到會議地點的交通費用-包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機場、碼頭到住宿地的交通費用

（2） 會議期間的交通費-主要是會議場所的交通費，包括住宿地到俱樂部的交通費、俱樂部到餐飲場所的交通費、俱樂部到商務交流場所的交通費、商務考察的交通費以及其他參與者可能使用的預定交通工具。

（3） 歡迎和回程運輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機場、車站和港口的住宿。

具體可分為：

（1） 是的。會議場地租用-一般來說，場地租用已包括一些常用設施，如激光筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或黑板、油筆、粉筆等，但不包括一些非常規(guī)設施，如投影設備、臨時裝飾等，展臺等，當需要安裝非董事長辦公桌的發(fā)言線路時，可另行預算。

（2） 是的。會議設施租賃費——這部分費用主要是指租用投影儀、筆記本電腦、移動同聲傳譯系統(tǒng)、場館展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、錄像設備等一些專用設備，租賃時通常需要一定的使用押金，包括設備的技術支持和維護費用。值得注意的是，在租賃過程中應對設備的各種效率參數(shù)做出具體要求（一般可咨詢專業(yè)會議服務公司，以獲得最合適的性價比），否則可能會影響會議。此外，由于品牌、產地和新舊不同，這些會議設施的租賃價格可能會有很大差異

（3） 是的。場地安排費-如果不是特殊要求，一般來說，這部分費用包含在場地租賃費中。如有特殊要求，可咨詢專業(yè)會議服務商。

（4） ，其他支持成本-這些支持通常包括活動策劃和印刷、禮儀、秘書服務、交通和倉儲、娛樂和醫(yī)療、媒體、公共關系等。根據這些支持的臨時性質，如果會議組織者單獨尋找這些行業(yè)支持，成本可能高于市場價格。如果由專業(yè)會議服務商代理，將獲得相對低廉的價格和專業(yè)的服務支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化要求，并另行簽訂服務協(xié)議。

住宿費應該很清楚——值得注意的是，住宿費中有些是全價，有些還需要額外的政府稅收。對于會議，住宿可能是主要費用之一。尋找專業(yè)的展覽服務商通?？梢垣@得更好的折扣。

正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房間類型等因素有關，還與客房內的開放式服務項目有關，如是否進行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網等，客房內水果供應及其他服務是否開放。會議組織者應明確酒店應關閉或開放的服務項目和范圍。

會議的餐飲費用可以是簡單的，也可以是復雜的，這取決于會議的議程和目的。

早餐一般都是自助餐，當然也可以圍著桌子吃飯，費用是根據人數(shù)來計算的（但考慮到會議就餐的特殊性和原材料的準備，估計吃飯人數(shù)與實際吃飯人數(shù)不應相差15%，或者餐廳有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算——而是按預定人數(shù)收費）

中餐和午餐基本上屬于晚餐，可以采取數(shù)字預算-自助餐、桌子預算-圓桌的形式。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供，餐廳可能會收取一定的服務費。

一般來說，如果在一家高星級酒店的餐廳用餐，餐廳拒絕讓主人帶飲料出來消費。如果餐館能把飲料拿出來消費，通常需要收取服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，一般在基本消費水平上加收15%的服務費。

這筆費用基本上是按人數(shù)編列預算的，預算中可以提出不同時期茶歇的飲食搭配。主辦方告知茶歇的價格通常包括服務人員的費用。如果組織者需要非程序***，則可能需要額外的預算。一般來說，茶歇的類型可以分為西式和中式。西式主要有咖啡、紅茶、西式點心和水果，中式主要有開水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和點心。

事實上，一個政黨的預算可能比一個政黨的復雜。只要制定好膳食標準和規(guī)模，預算就容易計算。不過，招待會/舞會的預算旨在支持場地和項目，可能需要很長時間來確認：

視聽設備的成本通?？梢院雎圆挥?，除非是在室外進行。如果為了公關效果必須在戶外進行，那么視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備的運輸、安裝、調試及控制技術人員的支持費用，可委托給展覽服務商

●音源-主要用于背景音樂和娛樂音樂。主辦單位可以攜帶或者委托代理人

通常，項目可以根據會議次數(shù)進行選擇和計算——預算金額通常與表演難度和參與者人數(shù)呈正相關。如果在合適的地方有固定的演出，預算很簡單，而且與觀看演出的人數(shù)呈正相關——除了特別或私人演出。

雜費，是指展覽過程中的一些臨時安排所發(fā)生的費用，包括印刷、臨時運輸和裝卸、紀念品、模型和禮儀服務、臨時道具、傳真和其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯和導游、臨時商務用車、外匯等雜費的預算很難計劃，而不可預見的費用通?？梢宰鳛橐环N策略加到會議預算中。

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