原題：大型會(huì)議活動(dòng)策劃場地如何安排？什么需要注意？

活動(dòng)策劃公司在安排會(huì)議空間時(shí)，必須與會(huì)議主題相適應(yīng)，以免偏離會(huì)議主題。無論是音樂風(fēng)格的選擇，還是餐桌的類型，都必須有明確的要求。今天，讓我們分享一下如何安排大型會(huì)議活動(dòng)的場地？我們應(yīng)該注意什么？

安排中最重要的是要切中要害，要符合會(huì)議的主題。在安排會(huì)場時(shí)，你不能想任何事，也不能做任何事，更別說去天上了。相反，你應(yīng)該根據(jù)組織者的要求、會(huì)議的性質(zhì)等方面進(jìn)行安排，以突出會(huì)議的目的和宗旨。比如，如果要舉行度假型的會(huì)議可以在游艇上舉行，整個(gè)會(huì)議場地的風(fēng)格可以設(shè)置得非常個(gè)性化和輕松。這是會(huì)議公司在策劃時(shí)應(yīng)該提前做好的。

雖然與會(huì)人員不會(huì)對(duì)會(huì)場的布局有任何特別的偏好，但在進(jìn)入會(huì)場的那一刻，他們心里會(huì)有一種非常直觀的心理感受，所以我們最好讓會(huì)場干凈有序，這樣才能體現(xiàn)會(huì)議的規(guī)律性。

會(huì)議組織者通常關(guān)心會(huì)議的效果。老實(shí)說，如果他們想選擇回到繁忙的會(huì)議場地和舒適的會(huì)議環(huán)境，大多數(shù)人都會(huì)選擇舒適的會(huì)議環(huán)境。此外，他們更關(guān)心會(huì)議公司在設(shè)立會(huì)場時(shí)需要使用的費(fèi)用。最好能以最經(jīng)濟(jì)的方式實(shí)現(xiàn)他們的想法，所以在安排會(huì)議空間時(shí)盡量簡單。

如果是內(nèi)部活動(dòng)，參與者可以在現(xiàn)場工作，所以開放時(shí)間非常靈活。但是，如果他們都在9點(diǎn)鐘去上班，他們不適合在10點(diǎn)鐘開始活動(dòng)。因?yàn)樗麄兛赡苁瞻l(fā)電子郵件、回電話或處理其他緊急情況。如果有人要趕去開會(huì)，不宜過早開始。因?yàn)槿绻麄冊(cè)诮煌ǜ叻迤?，他們將不得不承?dān)更高的通行費(fèi)，或者在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。然后做出一個(gè)折衷的安排，從11:00開始，12:30吃午飯，1:30到3:00開會(huì)。

如果下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，你可以選擇午餐開始活動(dòng)，這樣大多數(shù)參與者可以在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的缺點(diǎn)是，很難準(zhǔn)確預(yù)測準(zhǔn)時(shí)參加午餐會(huì)的人數(shù)，所以吃多少也是個(gè)問題。

是否取消晚間活動(dòng)值得市場研究。這樣，我們可以看到，有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為，這樣一個(gè)半天的晚上會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的專業(yè)人士可能會(huì)發(fā)現(xiàn)提前參加活動(dòng)是可能的。注意不要忽視有家庭責(zé)任的人，比如那些需要帶孩子回家的人。同時(shí)，晚上更容易找到合適、實(shí)惠的地方——比如大學(xué)或?qū)W院的教室也是空的，晚上有很多地方可以停車。同樣，安排一些點(diǎn)心也是合理的，因?yàn)橛腥藭?huì)直接從工作場所來參加活動(dòng)。

特別是，有些人可能要旅行幾個(gè)小時(shí)才能參加半天的活動(dòng)或從那里返回。如果他們不能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，他們會(huì)非常不高興。這意味著您必須清楚地描述您的目標(biāo)受眾、您的合作伙伴組織、活動(dòng)的預(yù)期效果等。你可以參考本書中關(guān)于組織大型會(huì)議專題討論的詳細(xì)建議，調(diào)整活動(dòng)的基本思路、效果和時(shí)間。

有時(shí)它值兩三個(gè)半天的活動(dòng)。你可以在同一天的不同時(shí)間，在一周的不同時(shí)間，或在不同的地點(diǎn)舉行活動(dòng)。這樣，潛在的與會(huì)者可以選擇他們想要的任何東西。但這樣的活動(dòng)往往沒有主題演講——很少有人愿意重復(fù)同一個(gè)演講幾次。但是，宣傳活動(dòng)是不同的。主辦方會(huì)發(fā)現(xiàn)，重復(fù)的活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)觀眾。

當(dāng)然，理想情況下，您希望代表們?cè)跁?huì)議開始時(shí)到達(dá)，因此您應(yīng)該在會(huì)議開始時(shí)安排一些看起來非常重要的事情。然而，即使是短期活動(dòng)，代表也常常遲到。所以最好在正式開始后15分鐘安排最重要的活動(dòng)。這樣，我們可能都在這里，不會(huì)錯(cuò)過重要的事情。