具體工作流程主要包括以下具體事項，即會議目標規(guī)劃、確定會議主題和議題、選擇會議地點、澄清會議嘉賓、發(fā)言人、聽眾、制定會議日程、準備會議材料、會議宣傳推廣等，最后，準備會議接待計劃，即計劃等

會議策劃的實質是具體回答以下六個關鍵問題，即：會議目標（為什么）-為什么召開會議，會議主題和主題（什么）-召開什么會議，誰（誰）-誰將參加會議，會議時間（何時）-何時召開會議，會議地點（哪里）-在哪里召開會議，以及會議形式。

會議的目的是會議組織者的期望和會議的具體任務。因此，會議目標制約著會議的議題和議程，決定著會議的類型，指導著會議的結果。

2） 會議主題和主題規(guī)劃（什么）-將舉行什么會議

會議主題和主題策劃是會議策劃的重要組成部分。會議主題是圍繞會議目標的主線，貫穿會議的所有議題，是會議的靈魂。會議的主題是與主題密切相關的具體問題，并投入到會議的討論或解決中。成功與主題具有強烈的感染力，對吸引社會關注、樹立會議形象、實現(xiàn)會議目標、提高會議效率等具有重要作用，而主題與主題的不恰當確定是導致會議失敗的最致命原因之一

[1] 會議的主題要有針對性，緊緊聯(lián)系某一領域的熱點難點問題，緊緊把握時代脈搏，離實際不能太遠

[2] 向前看。會議議題要適度超前于某一領域的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。他們應該進一步深入地審視問題，能夠有效地反映某一領域的發(fā)展趨勢，而不僅僅局限于現(xiàn)狀。

[3] 適度。會議議題數(shù)量要適度，避免過多的議題導致會議時間過長，降低會議效率

[4] 優(yōu)先權。要區(qū)分議題的優(yōu)先性和優(yōu)先性，明確中心議題或主要議題，確保與會人員把重點放在最重要的議題上。

[5] 充分性。專題準備必須充分。制定專題時，應提交有關背景資料，供討論和決策時參考。

[6] 專注。與內容有關的主題應適當集中或合并，以避免和減少重復討論。（2） 議程規(guī)劃的一般程序

為了更好地確定問題，會議組織者可以征求相關機構和行業(yè)專家的意見，也可以對與會人員進行調查，以便他們提出建議。在此基礎上，會議組織者將綜合各方面的意見，結合會議的定位，確定會議議題。

3） 誰-誰參加會議

參與者是會議活動的主體，選擇合適的目標參與者是會議成功的基本前提。確定參與者時應遵循以下原則（見表3-2）：

會議上的報告、講話、講話、辯論、質詢、答復、談話和發(fā)言，屬于具體的講話形式。發(fā)言人是這次會議的賣點之一。會議發(fā)言人的聲譽、地位和水平對人們是否出席會議有重要影響。因此，會議組織者應精心安排發(fā)言人，并盡量邀請高級別發(fā)言人參加會議。確認會議發(fā)言人需要具備以下規(guī)劃技能（見表3-3）：

4） 什么時候開會

會議時間規(guī)劃主要解決兩個問題：何時召開會議和會議時間長短。

[1] 時間原則：選擇合適的時間召開會議。會議的目的是解決這個問題。解決問題的正確時機是決定會議成功與否的因素。選定的時間是有意義的，并且可以襯托會議的主題。適時開會

[2] 合理原則：符合人的生理和心理規(guī)律。勞逸結合有利于促進工作。例如，星期一和星期五接近每周的常規(guī)假日。參與者可能會受到節(jié)日活動的影響，不容易集中注意力，因此不適合在上午2:3和8:3舉行會議。一個10:30，下午3:00，0-5:00是會議最有效率的時間段，午飯后的時間是每個人放松的時間段。

[3] 可操作性原則：根據(jù)行業(yè)特點或參與者時間合理安排，盡量避免因時間安排不當造成參與者缺席。例如，每年的旅游博覽會通常安排在旅游淡季。對于重要領導參加的會議，要特別注意協(xié)調領導參加會議的時間，避免相互沖突

會議時間的長短需要從以下兩個方面考慮：

第一，實際需要。會議時間的長短應根據(jù)會議的實際需要確定。主要考慮的是會議議程能否完成第二次會議的發(fā)言，與會者能否充分表達意見，是否需要留出一定的彈性時間，以應對不確定性。

通常，會議持續(xù)時間超過一天（含一天）的會議包括許多儀式和社會活動，因此有必要在會議的時間長度上給予充分的時間安排。具體會期的安排應根據(jù)會議議程、儀式和其他要求的內容確定

第二，會議的成本和效率。會議時間越短，成本越低，效率越高?？紤]到與會人員的生理特點，會議持續(xù)時間超過一天的會議一般需要安排成幾次小型會議，每次會議控制在一小時以內。一旦會議超過一個半小時，就會引起與會者的疲勞、注意力不集中和抱怨，效率就會降低。

5） 哪里-在哪里見面

會議地點的選擇實際上包括兩層含義：一是選擇會議召開的地點，即在哪個國家、地區(qū)和城市；二是選擇會議召開的地點。最后，會議將在一個城市的特定地點舉行。會議場所規(guī)劃是一項系統(tǒng)工程，需要綜合考慮各種因素。會議地點的選擇因素如下：

會議地點的選擇往往超出了會議本身的意義，具有濃厚的政治和經(jīng)濟色彩。會議策劃者非常關心會場的聲譽，能否產生良好的政治和經(jīng)濟效果，而理想的會場能夠提高會議的地位和聲望。另外，場館的氣候是否理想，場館周邊環(huán)境是否有吸引力，場館的空氣質量和噪聲水平如何，能否營造出適宜的氛圍和環(huán)境，突出會議主題，為會議營造良好的氛圍，以往的工作是否會場是否令人滿意，無論是主辦單位、參會人員還是其他人在會后是否曾經(jīng)舉辦或參加過會場，如何評價也是選擇會場時要考慮的一個因素。主辦地營銷活動的效率也會影響會議地點的確定

舉辦大型會議，需要調查會議舉辦地是否有必要的場館，以及住宿、餐飲、交通等基礎設施的接待情況。

住宿能力：可提供多少間客房，是否使用多間酒店，設施是否齊全

交通區(qū)位和基礎設施：主辦城市是否交通便利（2）是否有國際機場和充足的國際航線，或有相對重要的鐵路和高速公路；總體可達性如何？2。場館與交通集散中心的距離、參會人員入住酒店的距離、會議期間觀光考察點的距離以及交流的便利性。主會場與分會場的距離等當?shù)鼗A設施是否適用和規(guī)范，必要時是否可以使用

會議主辦城市應當有相對平坦寬敞的道路和通暢的交通條件，并有充足優(yōu)質的交通工具，如高檔出租車、公交車等，方便與會者進出會議場所和住宿酒店。會議組織者還可以租用車輛或委托旅行社安排交通工具，以便在集體活動中統(tǒng)一運送參與者。

你覺得服務標準怎么樣？員工是否接受過專業(yè)指導，著裝是否得體，服務是否周到，服務效率是否良好？會議場所可提供哪些娛樂活動，附近是否有商店、美容院和理發(fā)店？是否為會議代表提供交通服務？2。當當?shù)鼐用駳g迎來訪者時，接待機構和社區(qū)，甚至是接待倉庫如何

會議場所的住宿價格是否合適，所需會議空間的價格是多少，會議場所是否盈利，會議場所的價格和收費方式是什么，是否提供免費使用期限，是否有淡季折扣，是否需要支付押金，是否需要保險，某些設施是否有等候費等。

是否會有罷工、自然災害、抵制和其他對牛的敵意，是否會有火警設施、消防出口、疏散程序、保險箱、住院醫(yī)生，離最近的急救中心和安全級別有多遠