一、會(huì)前籌謀

　　確定會(huì)議主題、日程和參會(huì)人員。并通過電話或書面的形式通知參會(huì)人員，告知其會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、參會(huì)人員范圍、要求等。通知之后一定要對(duì)被通知人是否收到進(jìn)行落實(shí)并記錄。確定好最終參會(huì)人員后，制作參會(huì)人員的名單、名牌，安排交通線路進(jìn)行接送，以及為其安排食宿。準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，并將其與日程安排、紙筆和必需的會(huì)議設(shè)備布置會(huì)議橫幅，人員座位以及現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備操作人員都要做好安排。成都作為我國(guó)的商業(yè)中心，成都會(huì)議策劃更是能體現(xiàn)一個(gè)公司的公司文化。如果是國(guó)際會(huì)議，一定要準(zhǔn)備同音翻譯。

二、會(huì)中安排

　　設(shè)置統(tǒng)一簽到的地方，用于領(lǐng)取資料、房卡、注意事項(xiàng)、交通線路等通知安排。尤其需要注意的是這幾點(diǎn)：要提前對(duì)會(huì)議廳進(jìn)行降溫或升溫，以防會(huì)議廳較大，而導(dǎo)致空調(diào)失效。保證會(huì)議中飲用水不間斷，尤其要保證領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人和特殊人物一定要有水。中途休息時(shí)若要播放音樂，一定要盡量選擇輕音樂，聲音要輕柔，不能太吵。在會(huì)議快開始前21-2分鐘時(shí)關(guān)掉，作為大家入座的通知。

三、會(huì)議結(jié)束

　　會(huì)議結(jié)束后要收回房卡，根據(jù)返程時(shí)間，送參會(huì)人員離開。一切收拾妥當(dāng)后，開始整理會(huì)議記錄，總結(jié)成正式會(huì)議文件。